Comment migrer un client vers Wagepoint 2.0

Ce guide vous explique comment mettre à niveau un compte client vers la version 2.0.

Vous cherchez des liens vers le support de migration, des webinaires en direct et des ressources regroupés au même endroit ? Consultez le centre de migration pour partenaires.

Avant de commencer

Avant de pouvoir mettre à niveau un client vers la version 2.0, vous devez créer un compte partenaire 2.0 et confirmer que le client est admissible. Si ce n’est pas encore fait, nous vous recommandons vivement de vous familiariser avec la Feuille de route partenaire vers la réussite de la mise à niveau.

1. Connectez ou mettez à niveau votre compte partenaire

Le compte de votre entreprise dans la version 2.0 sert de point d’atterrissage pour tous les clients que nous allons transférer vers la version 2.0. Sans votre compte, il n’y a pas d’endroit où les clients peuvent atterrir. Vous n’aurez à effectuer ce processus qu’une seule fois.

La manière dont vous mettez à niveau votre compte dépendra de cette question :
Avez-vous actuellement un compte Wagepoint 2.0 ?

• Non. ➡️ Comment mettre à niveau votre compte partenaire
• Oui. ➡️ Comment connecter votre compte partenaire

Une fois que vous avez configuré votre tableau de bord partenaire dans la version 2.0, vous aurez toujours un accès complet et total à votre compte 1.0. En fait, vous initierez la mise à niveau de votre client depuis la version 1.0. C’est la prochaine étape !

2. Confirmez que le compte client est admissible à la migration

Une fois que vous avez mis à niveau ou connecté votre compte partenaire, vous verrez une nouvelle vue dans votre répertoire de clients 1.0. Dans le tableau des clients, vous trouverez une colonne État de la mise à niveau qui indique l’admissibilité ou le statut de chacun de vos clients.

Une autre façon simple de savoir est que si vous voyez l’onglet « Mise à niveau » lorsque vous êtes connecté au compte du client, vous êtes prêt à procéder. Nous n’affichons cet onglet que si la mise à niveau est possible.

Que faire si je veux que mes clients effectuent leur propre migration ?

Si vous préférez que vos clients effectuent eux-mêmes leur migration, vous pouvez permettre l’auto-mise à niveau. Cela peut être fait pour tous vos clients ou seulement certains. Vous devez activer l’option d’auto-mise à niveau depuis votre tableau de bord partenaire avant que votre client puisse procéder.

Depuis votre tableau de bord en 1.0, vous pouvez voir la liste de vos clients admissibles à la mise à niveau. Une fois admissible, vous pouvez confier le processus de mise à niveau à vos clients en sélectionnant Auto-mise à niveau à côté de leur nom. Cela donne à votre client l’accès à la mise à niveau. Si nécessaire, vous pouvez toujours intervenir pour aider.

Vous trouverez ici de nombreuses ressources à partager avec votre client.

Migrer un client vers Wagepoint 2.0

1. Décidez quand vous effectuerez la migration

Bien que vous puissiez commencer à préparer le compte de votre client dès qu’il est admissible à la mise à niveau, vous devrez réfléchir au meilleur moment pour cliquer sur le bouton Mise à niveau et effectuer la transition.

Vous voudrez choisir un moment qui prend en compte ces deux facteurs :

• Vous ne pouvez migrer qu’entre deux cycles de paie
  Le meilleur moment pour effectuer la mise à niveau est peu après la finalisation de toutes vos paies. Vous voudrez vous assurer de laisser environ 10 minutes pour compléter la mise à niveau, puis prévoir un peu de temps pour vous familiariser avec le nouveau système avant de traiter votre prochaine paie.
• Vous aurez besoin que votre client accepte nos Conditions d’utilisation + signe électroniquement la documentation d’entreprise (accord de débit préautorisé et attestation d’entreprise) avant de pouvoir exécuter la paie dans la version 2.0
  Notre relation légale est avec votre client, donc nous avons besoin que le client donne son consentement et accepte nos Conditions d’utilisation, l’accord DPA et l’attestation d’entreprise pour assurer la conformité légale. Nous vous recommandons vivement de planifier à l’avance et de prévoir du temps pour faire cela ensemble, afin d’éviter tout retard dans la paie une fois dans la version 2.0. Tant que ces étapes ne sont pas complétées, vous ne pourrez pas exécuter la paie.

2. Accédez à l’onglet Mise à niveau du client

Lorsque le moment sera venu de mettre à niveau votre client admissible, connectez-vous à votre compte partenaire 1.0, puis accédez à votre répertoire de clients. Repérez le client concerné dans la liste, puis cliquez sur Mise à niveau. Cela vous mènera directement à l’onglet Mise à niveau dans le compte du client.

3. Complétez la liste de vérification de préparation à la mise à niveau dans le compte du client 

Pour un guide complet du processus de migration et des étapes ci-dessous, consultez Comment migrer vers la version 2.0. Cet article est destiné aux propriétaires de petites entreprises et peut également être partagé avec les clients effectuant leur propre migration. 

Si vous guidez un client dans le processus de migration et prévoyez d'effectuer la plupart des étapes vous-même, partagez plutôt l’article Liste de vérification de migration client. Cet article couvre uniquement ce que le client doit faire, pas les étapes du partenaire.

Chaque compte admissible aura sa propre liste de vérification personnalisée de préparation à la mise à niveau, disponible dans l’onglet Mise à niveau de leur compte 1.0. Quelle que soit la méthode de mise à niveau choisie, si les données du compte sont en parfait état, il y aura peu d’éléments à compléter dans la liste.

Vous trouverez la liste de vérification personnalisée du client dans votre compte 1.0 sous l’onglet Mise à niveau. Selon la configuration du compte et l’état de la paie, vous pourriez ne pas avoir d’éléments, avoir un mélange d’éléments ou tous les éléments de la liste. Complétez les étapes pertinentes pour préparer le compte à la mise à niveau.

Pour compléter les éléments obligatoires de la liste de vérification, vous pourriez devoir ajouter des administrateurs au compte de votre client. Par exemple, si le propriétaire du compte n’est pas déjà un administrateur dans le compte client 1.0, vous devrez l’ajouter.

Pour que la personne apparaisse dans les menus déroulants pour les rôles de propriétaire de compte et de signataire autorisé, elle doit être administrateur dans le compte client (pas dans votre tableau de bord partenaire). 

• Si la personne est déjà employée dans le compte, vous pouvez créer un profil administrateur pour elle vous-même dans l’application. 
• Si vous devez ajouter une personne comme administrateur qui n’est pas employée, contactez l’équipe du support client avec les renseignements de cette personne.

Quelques éléments de la liste de vérification :

• Les administrateurs doivent avoir un courriel et un statut activé pour être transférés vers votre compte 2.0. Vous devez entrer le courriel de l’administrateur comme nom d’utilisateur pour qu’il soit transféré. Ce courriel sera son nom d’utilisateur lors de la connexion à Wagepoint 2.0.
  Les administrateurs de rapports existants seront transférés comme administrateurs de rapports dans 2.0. Le reste de vos administrateurs sera ajouté comme administrateurs de paie dans votre compte 2.0. 
• Un propriétaire de compte est responsable du fonctionnement complet du compte. S’il n’y a pas de courriel assigné à l’administrateur de votre compte, vous serez invité à sélectionner le nom de l’administrateur et à fournir un courriel. Si la personne concernée a un courriel, vous pouvez vous sélectionner ou assigner le rôle à un administrateur de votre entreprise. Si cette personne est aussi le signataire autorisé de l’entreprise, vous pouvez l’indiquer via la case à cocher. 
  Remarque : Le menu déroulant ne liste que les administrateurs avec accès activé.
• Le signataire autorisé (également appelé signataire officiel autorisé) est la personne qui peut effectuer les opérations bancaires et signer les chèques de l’entreprise. Il peut y avoir ou non un signataire autorisé assigné dans le compte 1.0 de l’entreprise, mais cela est obligatoire dans 2.0. Comme pour l’assignation d’un propriétaire de compte, vous devez sélectionner un administrateur pour être le signataire autorisé et fournir un courriel.
• S’il y a un NSF impayé dans 1.0, vous ne pouvez pas encore migrer vers 2.0. Veuillez contacter notre sympathique équipe de réussite client à [e-mail] !
• Vous pourriez devoir approuver la paie ou attendre que votre paie soit finalisée et traitée.
• Vous avez une paie en cours. Vous devrez finaliser et traiter cette paie avant de pouvoir effectuer la mise à niveau.
• Veuillez contacter notre sympathique équipe du support client à [e-mail] pour obtenir de l’aide.
• Tous les employés doivent avoir un NAS et une date de naissance. Si cet élément figure dans la liste de vérification, cela signifie qu'il manque le NAS ou la date de naissance d'au moins un employé.

Y a-t-il autre chose à faire avant de mettre à niveau ce client ?

Après la mise à niveau, vous pourrez toujours créer des RE pour les employés de cette entreprise, mais le reste de l’application ne sera accessible qu’en lecture seule. Vous pourriez envisager ce qui suit :

• Nous vous encourageons à télécharger vos rapports 1.0 vers un emplacement externe. Vous aurez un accès en lecture seule à votre compte 1.0 pendant au moins un an après la mise à niveau, vous pouvez donc le faire en toute sécurité avant OU après la mise à niveau.

• Lorsque vous migrez de Wagepoint 1.0 vers 2.0, vos totaux cumulés depuis le début de l’année sont transférés vers la nouvelle plateforme, mais les données individuelles par période de paie restent dans la plateforme 1.0. Comme Service Canada exige un détail par période de paie pour calculer les prestations, vous devrez émettre les RE depuis la plateforme 1.0 pour « clôturer » cet historique. 
  
  Dois-je traiter les RE avant la migration ? Non. Vous n’avez pas besoin de traiter les RE dans 1.0 avant de cliquer sur migrer. Vous continuerez d’avoir accès à vos données 1.0 après la migration pour émettre ces RE selon les besoins.

  Quand dois-je émettre ces RE ? Vous avez deux options pour émettre les RE liés à la migration :
  
  1. Proactivement : Vous pouvez émettre les RE pour tous les employés actifs immédiatement après votre dernière paie dans 1.0. C’est l’approche la plus « propre » pour vous assurer que toutes les données historiques sont déposées auprès de Service Canada. Vous pouvez créer un RE dans Wagepoint 1.0 sans mettre fin à l’emploi. 

  2. Au besoin : Vous pouvez attendre qu’un employé ait effectivement un arrêt de rémunération (par exemple, départ de l’entreprise). À ce moment-là, vous devrez retourner dans la plateforme 1.0 pour émettre le RE « Partie 1 » pour la période avant la migration.
  
  Consultez cet article pour plus de détails sur les RE et la migration.

• Une fois que vous avez mis à niveau le compte du client, vous devrez réinviter tous les employés et contractuel(le)s à accéder à leurs portails employés 2.0. Ne vous inquiétez pas ! La réinvitation est facile et peut être faite en masse en quelques clics. Ce guide du portail employé pour employés et contractuel(le)s peut être partagé avec les employés, qui conserveront également l’accès à leurs portails 1.0.  

4. Cliquez sur Mettre à niveau !

La migration des données prend moins de 10 minutes. Une fois le processus terminé, le système enverra automatiquement les courriels suivants :

1. Courriel : {Nom du client} a réussi sa mise à niveau
   Qui recevra ce courriel ? Tous les administrateurs partenaires associés à ce client.
2. Courriel : Créez votre mot de passe !
   Qui recevra ce courriel ? Le propriétaire du compte et, le cas échéant, le signataire autorisé pour le compte du client.

5. Configurez le compte 2.0 du client

Une fois que vous avez reçu un courriel vous informant que le compte client a été mis à niveau avec succès, il ne reste que quelques étapes pour préparer le compte à l’exécution de la paie.

Notez que certaines étapes doivent être complétées par le propriétaire du compte ou le signataire autorisé, que la mise à niveau soit dirigée par le partenaire ou par le client.

• Vérifiez les groupes de paie et les calendriers des groupes de paie
  • Cette étape peut être complétée par un partenaire ou tout administrateur du compte. Avec les données importées de 1.0, nous avons ajouté vos groupes de paie. Assurez-vous de vérifier les calendriers de paie pour chaque groupe mis à niveau. Vous pouvez aussi créer un nouveau groupe de paie, si nécessaire.
  • Les groupes de paie de l’entreprise — leur nombre et fréquence — déterminent le plan d’abonnement.
    • Un seul groupe de paie mensuel ? L’entreprise sera configurée pour le plan Solo.
    • Plus d’un groupe de paie mensuel ou un ou plusieurs groupes avec une fréquence différente ? L’entreprise sera alors configurée pour le plan Illimité.
• Entrez les détails de l’entreprise pour compléter la documentation requise
  • Cette étape peut être complétée par le propriétaire du compte, le signataire autorisé ou par un partenaire.
  • Vous devrez entrer les détails de l’entreprise requis pour la vérification CANAFE lors de cette étape.
• Le propriétaire du compte crée un mot de passe et se connecte à 2.0
  • Lorsque la mise à niveau est réussie, le propriétaire du compte reçoit un courriel d’invitation pour créer son mot de passe pour 2.0. Il devra : créer un mot de passe et accepter les Conditions d’utilisation à l’écran de connexion. Ce processus prend environ 2 minutes.
• Le signataire autorisé signe électroniquement la documentation d’entreprise (DPA et attestation)
  • Si le signataire autorisé n’est pas le propriétaire du compte, il recevra également un courriel d’invitation pour configurer son mot de passe pour 2.0. Il doit signer électroniquement l’accord DPA mis à jour et l’attestation d’entreprise. Cette étape prend 2 minutes.

Important : Les paies ne peuvent pas être exécutées dans 2.0 tant que tous les éléments suivants ne sont pas complétés :

• les Conditions d’utilisation sont acceptées et un compte créé par le propriétaire du compte
• les groupes de paie sont confirmés par le propriétaire du compte ou un administrateur de paie
• la documentation d’entreprise (DPA et attestation) est créée
• la documentation d’entreprise (DPA et attestation) est signée par le signataire autorisé

Nous recommandons aussi que vous téléchargiez une pièce d’identité avec photo pour le signataire autorisé au moment de la migration et complétiez entièrement les exigences CANAFE. Bien que cela ne soit pas requis pour exécuter les paies dans 2.0, nous recommandons de le faire pendant que vous êtes déjà engagé avec votre client afin d’éviter que cela soit nécessaire plus tard.

6. Ajoutez les touches finales dans 2.0 (bonnes pratiques !)

Vous pourrez exécuter la paie pour cette entreprise sans compléter ces étapes. Toutefois, nous recommandons fortement de revoir et compléter toutes les tâches pertinentes, afin de tirer le meilleur parti de la version 2.0.

• Vérifiez les codes de revenus, déductions et avantages. Si vous avez besoin de codes personnalisés, vous devrez les configurer. Vous pouvez aussi choisir d’assigner des codes récurrents à vos employés et contractuel(le)s à ce moment.
• Vérifiez et saisissez toutes les données manquantes cumulées depuis le début de l’année dans l’onglet Paies antérieures de chaque employé et contractuel(le).
• Reconnectez toutes les intégrations, comme Time by Wagepoint, QBO et Xero.
• Invitez les employés et contractuel(le)s de votre client à rejoindre le portail employé dans 2.0. Vous pouvez même partager ce Guide du portail employé pour employés et contractuel(le)s pour répondre à leurs questions.
• Si ce client a des administrateurs supplémentaires dans son compte client au-delà du propriétaire du compte et du signataire autorisé, suivez les étapes ici pour les inviter.
• Sélectionnez une méthode de calcul pour les jours fériés légaux. Par défaut, vous devrez calculer manuellement la paie des jours fériés légaux. Si vous souhaitez que Wagepoint calcule automatiquement en utilisant la méthode du salaire journalier, vous trouverez des instructions détaillées ici.
  
  Si vous utilisez la méthode fédérale de calcul des jours fériés légaux, vous devrez calculer manuellement la paie pour tous les jours fériés légaux de votre province durant vos quatre premières semaines avec le nouveau système. Après cette période, vous pouvez activer la méthode fédérale de calcul des jours fériés légaux et le système calculera automatiquement les montants basés sur les quatre semaines précédentes.
• Activez l’approbation en deux étapes pour une sécurité renforcée. 
• Simplifiez votre flux de travail en activant l’exécution automatique pour tous les groupes de paie admissibles.