Modifier les détails d'une personne

Modifier les détails d’une personne 

1. Dans le menu de navigation, allez à Personnes.

2. Repérez la personne concernée et sélectionnez Afficher.

3. Sélectionnez l’onglet pertinent :

• Profil
• Détails de l’emploi
• Revenus, déductions et avantages
• Impôts
• Paies antérieures

4. Cliquez sur Modifier pour apporter des changements. 

5. Effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

Quels détails puis-je modifier dans chaque onglet du profil d’une personne ?

Onglet	Détails	Remarques
Profil	Prénom, nom, deuxième prénom et nom préféré Courriel personnel Numéro de téléphone Date de naissance  NAS (Numéro d’assurance sociale)  ID externe Remarques Adresse domiciliaire  Méthode de paiement : Modifier cet élément affectera la prochaine paie traitée. Renseignements de contact d’urgence	Ces changements prendront effet immédiatement (y compris pour toute paie en cours). L’adresse courriel d’un individu ne peut être modifiée qu'avant que la personne ait accédé à son portail Employé. Une fois connecté, ce champ sera verrouillé. Modifier les détails dans le profil d’un contractant est similaire à celui d’un employé. Cependant, vous aurez un champ supplémentaire à remplir : le champ type de fournisseur. Si le fournisseur est une personne physique, vous pouvez mettre à jour son NAS. Si le fournisseur est une entité commerciale, vous pouvez mettre à jour les champs nom de l’entreprise et numéro d’entreprise.
Détails de l’emploi	Type de rémunération et taux de salaire Ajouter des postes supplémentaires Type d’emploi et heures prévues Intitulé du poste. Département Lieu de travail Province de résidence (Remarque : Cela prendra effet après la paie en cours). Indemnisation des travailleurs (le cas échéant) Calcul de la paye de vacances	Après qu’une personne a été payée, vous ne pourrez plus changer sa date d’embauche ni son groupe de paie.
Revenus, déductions et avantages	Revenus. Les codes de revenus basés sur les heures par défaut utilisés seront listés. Vous pouvez ajouter, modifier et/ou supprimer des codes de revenus supplémentaires. Déductions. Vous pouvez ajouter/modifier/supprimer des codes de déduction. Avantages. Vous pouvez ajouter, modifier et/ou supprimer des codes d’avantages.	Si la personne a plusieurs postes, vous verrez l’information affichée par emploi. Toute modification effectuée pendant qu’une paie est approuvée, mais pas encore finalisée, prendra automatiquement effet pour la prochaine période de paie ouverte.
Paramètres fiscaux	Impôt fédéral sur le revenu Régime de pensions du Canada (RPC) Assurance-emploi (AE) Impôt provincial sur le revenu	Si la personne n’a pas encore été payée, vous pourrez modifier tous les éléments listés. Lorsqu’une limite d’âge est atteinte pour le Régime de pensions du Canada (18 ans pour commencer, 70 ans pour terminer), le système effectuera ce changement automatiquement. Aucune modification manuelle n’est nécessaire. Si la personne a été payée, vous pourrez modifier tous les champs sauf la province d’emploi.
Paies antérieures	Tous les renseignements de paies antérieures, si pertinentes	Après que la personne a été payée, vous ne pouvez plus modifier ces montants. Si la personne a également travaillé dans plusieurs provinces durant l'année, vous pouvez ajouter des renseignements pour chaque province.

FAQ : Modifier un profil de personne

• Vous pouvez modifier les paramètres fiscaux d’un individu dans son profil de personne à l’onglet Impôts.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Personnes.

  2. Repérez l’employé concerné et cliquez sur Afficher.

  3. Dans son profil, allez à la page Impôts. Vous pouvez y consulter les paramètres fiscaux de l’individu.

  

  4. Pour effectuer des modifications, cliquez sur Modifier.

  5. Effectuez les changements souhaités, puis cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications. 

  Important : L’employeur est responsable de tout changement aux paramètres fiscaux.

  Remarque concernant l’exemption à l’AE (Assurance-emploi) : Si un employé est exempté de l’AE, vous ne pourrez pas ou n’aurez pas besoin de créer un Relevé d’emploi lors de son départ.

  Nous vous encourageons également à contacter directement l’Agence du revenu du Canada (ARC) au 1-800-367-5693 pour toute question liée à l’AE.

• Si un employé ou un contractant occupe plusieurs rôles à des taux de rémunération différents, vous pouvez ajouter plusieurs postes à son profil depuis l’onglet Détails de l’emploi.

  Remarque : Les postes multiples et les feuilles de temps ne peuvent pas être utilisés simultanément. Vous devrez peut-être désactiver les feuilles de temps pour la personne avant d’ajouter un deuxième emploi.

  1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Personnes.
  2. Repérez la personne concernée et cliquez sur Afficher.
  3. Allez à l’onglet Détails de l’emploi et cliquez sur Modifier.
  4. Sous l’emploi principal, assurez-vous qu’un Intitulé du poste et un Département sont assignés.
  5. Cliquez sur Ajouter un autre emploi.
  6. Sélectionnez si le nouvel emploi est payé à l’heure ou au salaire et remplissez les renseignements requis.
  7. Ajoutez un Intitulé du poste et un Département pour le nouvel emploi. Si l’un ou l’autre n’est pas encore configuré, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Créer un nouvel intitulé de poste ou Créer un nouveau département.
  8. Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

  Pour plus de détails, consultez la FAQ : Que faire si une personne occupe plusieurs rôles dans mon entreprise ?

• Pour mettre à jour les paramètres d’accumulation des vacances de vos employés, accédez à la liste des personnes, repérez l’individu concerné et cliquez sur Afficher.

  Dans le profil, allez à l’onglet Détails de l’emploi et cliquez sur Modifier.

  

  Dans les champs Paye de vacances, effectuez les changements souhaités.

  

  Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

  

• Le solde de vacances d’un individu ne peut être mis à jour que si le calcul est défini sur Accumulation à chaque paie. 
  
  Pour mettre à jour le solde de vacances de vos employés, accédez à la liste des personnes, repérez l’individu concerné et cliquez sur Afficher.

  Dans le profil, allez à l’onglet Détails de l’emploi et cliquez sur Modifier.

  

  Dans les champs Paye de vacances, effectuez les changements souhaités.

  

  Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

  

• Il y a deux endroits pour voir facilement le solde de vacances de vos employés.

  1. Accédez à la liste des personnes. repérez le profil de l’employé concerné, puis cliquez sur Afficher. Sélectionnez l’onglet Détails de l’emploi. Vous trouverez ici le calcul de la paye de vacances de l’individu ainsi que son solde de vacances cumulé depuis le début de l’année.

     

  2. Accédez à Rapports > Rapport de talons de paie. Utilisez le filtre Personne pour sélectionner l’individu concerné. Vous trouverez le solde de vacances sous la paie nette. 

     

  3. Pour mettre à jour le code de réclamation de votre employé, accédez à la liste des personnes, repérez l’individu concerné et cliquez sur Afficher.
     • Dans le profil, allez à l’onglet Impôts et cliquez sur Modifier.
       
     • Sous Fédéral et Provincial, modifiez le(s) code(s) pertinent(s).
     • Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.
• Si vous avez déjà effectué une paie incluant un individu, vous ne pourrez plus modifier l’onglet Paies antérieures dans son profil. Cependant, vous pouvez le faire en utilisant notre outil de corrections.

• Vous pouvez consulter l’historique salarial d’un individu dans son profil à l’onglet Détails de l’emploi.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Personnes.
  2. Repérez l’employé concerné et cliquez sur Afficher.
  3. Dans son profil, allez à l’onglet Détails de l’emploi.
  4. Dans la carte de l’emploi principal, cliquez sur Historique des salaires. Cette option n’apparaîtra que si l’employé a eu un changement de salaire dans le passé.
  
  5. Dans le tableau Historique des salaires, consultez les détails des postes passés de l’individu. Cela inclut la date d’entrée en vigueur ainsi que la date et la personne ayant effectué les changements. 
  
  Veuillez noter que si votre employé a un changement de salaire prévu à une date future, vous ne pourrez pas accéder à son historique salarial avant que la date d’entrée en vigueur ne soit passée.

• 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Personnes.
  2. Repérez l’employé concerné et cliquez sur Afficher.
  3. Dans son profil, allez à l’onglet Détails de l’emploi et cliquez sur Modifier.
  4. Dans la carte de l’emploi principal, vous trouverez une alerte avec les détails concernant la prochaine augmentation salariale.
  

• Les identifiants d’employés ne sont pas créés automatiquement. Cependant, vous pouvez en attribuer un à vos employés si vous le souhaitez. Certains attribuent un identifiant d’employé pour remplir le formulaire TD1.
  
  Pour voir ou attribuer un identifiant d’employé :
  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Personnes.
  2. Repérez l’employé concerné et cliquez sur Afficher.
  3. Dans son profil, assurez-vous d’être sur l’onglet Profil et cliquez sur Modifier.
  4. Sous renseignements personnels, repérez le champ ID externe et effectuez vos modifications.

  
  5. Cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.

• Vous pouvez ajouter une province supplémentaire dans l'onglet Paies antérieures. Allez à l'onglet Paie antérieure dans le profil de la personne. Cliquez sur Ajouter/supprimer une province, sélectionnez la province pertinente dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer. Cela créera un onglet supplémentaire où vous pourrez saisir les montants cumulés depuis le début de l'année pour cette province.

  

• Pour changer l’adresse courriel d’un autre utilisateur :

  1. Dans le menu de navigation, allez à Personnes.

  2. Repérez la personne concernée et sélectionnez Afficher.

  3. Dans l’onglet Profil, cliquez sur Modifier pour apporter des modifications. 

  5. Sous Courriel, effectuez les changements souhaités, puis cliquez sur Terminé pour enregistrer vos modifications.
  
  Remarque : L’adresse courriel d’un individu ne peut être modifiée qu'avant qu’il ait accédé à son portail Employé. Une fois connecté, ce champ sera verrouillé.

• Si vous n’avez pas encore effectué de paie pour l’individu, vous pouvez modifier cela dans la section Détails du poste de son profil. Si une paie a déjà été effectuée, ce champ ne sera pas accessible. Veuillez contacter [e-mail] pour assistance.
• Un TD1 (Déclaration des crédits d’impôt personnels) est essentiel pour les employeurs et les employés au Canada, car il détermine le montant d’impôt à déduire du revenu d’un employé. Les employeurs sont légalement tenus de recueillir et d’utiliser ce formulaire pour déterminer les déductions à la paie et rester conformes à l’ARC.
• L’employé doit vous fournir son code de réclamation TD1. Si vous ne savez pas quel code inscrire, veuillez contacter l’ARC. Cette ressource peut être un bon point de départ.