Quelles données seront transférées vers mon compte 2.0 lors de la mise à niveau ?

Lors de la mise à niveau, nous importerons les données suivantes :

Les informations relatives aux salariés et aux prestataires ayant perçu une rémunération au cours de cette année civile
Cela comprend les informations personnelles, les coordonnées bancaires pour le virement automatique, les détails du poste et les paramètres fiscaux de chaque salarié/prestataire.
Les informations relatives aux administrateurs
Les administrateurs seront transférés s’ils sont activés et disposent d’une adresse e-mail.
Les paramètres fiscaux et les numéros de compte, le cas échéant
Cela inclut les numéros de compte liés à l’indemnisation des accidents du travail et à la paie de l’ARC.
La plupart des groupes de paie et des fréquences de paie que vous avez utilisés par le passé
Nous ne transférerons pas les groupes de paie inutilisés, et les groupes de paie bimensuels non standard devront être reconfigurés dans la version 2.0.
Coordonnées de l’entreprise, sites supplémentaires et coordonnées bancaires
La migration vers la version 2.0 ne nécessitera pas de nouvelle vérification si vous avez déjà été vérifié. Toutefois, un nouvel accord de prélèvement automatique (PAD) devra être signé.

Nous vous recommandons de vérifier l’exactitude de toutes les données migrées.

Quelles données ne seront pas transférées vers la version 2.0 ?

Tous les codes personnalisés relatifs aux revenus, aux déductions et aux avantages sociaux
Bien que la version 2.0 dispose d’une vaste bibliothèque de codes, tous les codes personnalisés devront être recréés une fois que vous serez passé à la version 2.0.
Toutes les affectations de codes récurrentes
Les données relatives aux périodes de paie nécessaires à l’établissement des relevés de paie (RE) ne seront pas transférées. Voir ci-dessous pour plus d’informations.
- La méthode de calcul des jours fériés fédéraux repose également sur les données historiques des périodes de paie. Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devrez peut-être choisir une alternative pour vos quatre premières semaines d’utilisation de la version 2.0.

De plus, nous ne transférerons pas les éléments « inutilisés » suivants (mais vous pouvez toujours les rajouter dans la version 2.0) :

Les groupes de paie pour lesquels aucune paie n’a été traitée au cours de l’année en cours et auxquels aucun salarié ou prestataire n’est affecté
Les administrateurs qui ne sont pas activés ou qui ne disposent pas d’une adresse e-mail
Les salariés ou prestataires pour lesquels aucune information cumulée depuis le début de l’année civile en cours n’est associée

Quel est l’impact de la migration sur les relevés d’emploi (RE)?

Lorsque vous migrez de Wagepoint 1.0 vers la version 2.0, vos totaux cumulatifs depuis le début de l’année (YTD) sont transférés vers la nouvelle plateforme, mais les données individuelles par période de paie restent sur la plateforme 1.0. Comme Service Canada exige une ventilation détaillée de chaque période de paie pour calculer les prestations, vous devrez émettre des relevés d’emploi à partir de la plateforme 1.0 afin de « clôturer » cet historique.

Dois-je produire les REO avant la migration? Non. Vous n’avez pas besoin de produire les REO dans la version 1.0 avant de cliquer sur « Migrer ». Vous continuerez d’avoir accès à vos données de la version 1.0 après la migration pour produire ces REO au besoin.

Quand dois-je émettre ces RE? Vous disposez de deux options pour émettre les RE liés à la migration :

De manière proactive : Vous pouvez émettre les RE pour tous les employés actifs immédiatement après votre dernier cycle de paie dans la version 1.0. Il s’agit de l’approche la plus « propre » pour garantir que toutes les données historiques soient transmises à Service Canada. Vous pouvez créer un RE dans Wagepoint 1.0 sans mettre fin à l’emploi de l’employé.
Au besoin : Vous pouvez attendre qu’un employé subisse effectivement une interruption de rémunération (p. ex., lorsqu’il quitte l’entreprise). À ce moment-là, vous devrez retourner sur la plateforme 1.0 pour émettre le RE « Partie 1 » pour la période antérieure à la migration.

Si je crée des RE de manière proactive au moment de la migration, quels sont les codes requis?

Lorsque vous émettez un RE uniquement en raison de la migration de la plateforme de paie, utilisez les exigences spécifiques suivantes de Service Canada :

Case 16 (Motif de l’émission) : Utilisez le code K17 – Autre / Changement de fournisseur de services.
Case 11 (Dernier jour pour lequel une rémunération a été versée) : Inscrivez la date de fin de la dernière période de paie traitée dans Wagepoint 1.0.
Case 18 (Commentaires) : Inscrivez « Migration de la paie de Wagepoint ».

Conformément aux règles de Service Canada, l’ajout d’un commentaire est généralement facultatif pour le formulaire K17, mais cela permet d’assurer la clarté pendant la transition.

Remarque importante : Si un employé reçoit un RE dans la version 1.0 pour une raison autre que la migration (comme une mise à pied, une démission ou un congé), n’utilisez pas le code K17. Suivez le processus habituel de production du RE et utilisez le code qui correspond exactement au motif de cessation d’emploi (p. ex., le code A pour manque de travail, le code E pour démission).

Si je crée un RE, cela mettra-t-il fin à l’emploi de mon employé?

Non, vous n’avez pas besoin de mettre fin à l’emploi de l’employé dans le système. Dans Wagepoint 1.0, vous pouvez créer un RE sans mettre fin à l’emploi de l’employé.

Que se passe-t-il si un employé a besoin d’un RE avant que suffisamment de périodes de paie ne se soient écoulées dans la version 2.0?

Les relevés d’emploi (RE) nécessitent des données sur des périodes de paie consécutives pour calculer le total des gains assurables de l’employé. Le nombre de périodes de paie consécutives dépend de la fréquence de paie, comme l’indiquent les lignes directrices de Service Canada sur les RE. Les données sur les périodes de paie requises pour les RE ne seront pas transférées lors de la mise à niveau. Après environ 13 mois (selon la fréquence de paie de votre groupe) d’utilisation de la version 2.0, vous n’aurez plus besoin des données historiques des périodes de paie de la version 1.0 pour créer des relevés d’emploi dans la version 2.0.

Si vous choisissez de ne pas créer de relevés d’emploi au moment de la migration et qu’un employé a ensuite besoin d’un relevé d’emploi avant que le nombre de périodes de paie consécutives:

Créez un RE dans la version 1.0 et un deuxième RE dans la version 2.0
Créez et soumettez un RE dans la version 1.0 pour la partie des données de la période de paie qui a été traitée avant la mise à niveau. Ensuite, créez et soumettez un deuxième RE dans la version 2.0 pour la partie des données de la période de paie qui a été traitée après la mise à niveau.
Entrer manuellement les données manquantes de la période de paie dans la version 2.0, puis créer et soumettre votre relevé d’emploi (RE) dans la version 2.0
Si vous choisissez de ne pas traiter les relevés d’emploi (RE) pour les paies que vous avez exécutées dans la version 1.0, vous devrez modifier manuellement les RE dans l’application 2.0 afin d’y inclure toute information manquante relative à la période de paie, si et quand vous en aurez besoin.

Après la migration, vous pourrez encore créer des relevés d’emploi pour vos employés dans la version 1.0 pendant un certain temps, mais le reste de l’application ne sera accessible qu’en mode lecture seule.

Quel sera l’impact de la migration sur les portails des employés?

Une fois la migration effectuée, vous devrez réinviter vos employés et vos prestataires pour qu’ils puissent accéder à leurs portails 2.0. Découvrez ici le nouveau portail 2.0 destiné aux employés.

Ne vous inquiétez pas! Il est facile de réinviter les utilisateurs, et cela peut se faire en bloc en quelques clics seulement. Vous pouvez partager ce guide du portail destiné aux employés et aux sous-traitants avec les membres de votre équipe; ceux-ci conserveront également l’accès à leurs portails 1.0.

Foire aux questions : Migration des données de la version 1.0 vers la version 2.0

Les données relatives aux paies antérieures seront-elles conservées ?

La plupart des informations cumulées depuis le début de l'année seront transférées vers votre compte 2.0. Certains codes pourraient ne pas être transférés ; nous vous recommandons donc de vérifier les données pour vous assurer que tout est exact. Veuillez noter que les informations relatives à chaque période de paie ne seront pas transférées. Ces informations étant obligatoires pour les attestations de travail (RE), nous vous recommandons de remplir les RE dans la version 1.0.

Les délais de traitement vont-ils changer ?

Non, vos délais de traitement dans la version 2.0 resteront les mêmes que dans la version 1.0.

J'ai configuré un taux d'assurance chômage réduit dans la version 1.0, est-ce que cela sera repris ?

Non.

Dois-je signer à nouveau l'avenant au SAT des RE encore?

Non. Si vous avez signé l’avenant au Règlement d’exploitation (RE) SAT dans sa version 1.0, vous n’aurez pas besoin de le signer à nouveau dans la version 2.0, à moins que votre signataire autorisé ait changé.

FAQ : Accès aux données de la version 1.0

J'ai peur de perdre des données de la version 1.0. Que puis-je faire?

Nous vous recommandons de télécharger vos rapports 1.0 sur un support externe.

Pendant combien de temps aurai-je accès aux données de la version 1.0?

Une fois la mise à niveau effectuée, vous pourrez créer des ROE pour vos employés, mais le reste de l’application ne sera accessible qu’en mode lecture seule. Nous prévoyons de maintenir l’accès à vos données dans votre compte 1.0 jusqu’au 1er avril 2027.

Puis-je apporter des modifications à mon compte 1.0 après la mise à niveau vers la version 2.0?

Toute modification que vous apporterez à la version 1.0 après la mise à niveau vers la version 2.0 n’aura d’incidence que sur la version 1.0. Ces modifications ne seront pas prises en compte lorsque vous vous reconnectez à la version 2.0.