Mise à jour complète CANAFE

Dans le cadre de la conformité continue de Wagepoint avec le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), tous les clients existants doivent compléter un processus supplémentaire de vérification des affaires et d’identité.

Cet article vous guide à travers chaque étape de la mise à jour de la vérification CANAFE dans votre compte Wagepoint. Selon le type de votre entreprise, il vous sera demandé de fournir des détails tels que les renseignements sur votre entreprise, les propriétaires bénéficiaires, les administrateurs et le Signataire autorisé, ainsi qu’une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement.

Vous migrez de Wagepoint 1.0 ?
Si vous avez saisi certains renseignements CANAFE dans le cadre de votre migration vers Wagepoint 2.0, vous êtes presque terminé. La seule étape restante est de télécharger une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement pour votre Signataire autorisé.

Lorsque vous ouvrez le flux de travail de mise à jour CANAFE, les détails de votre entreprise seront déjà remplis et vos documents déjà signés. Vous devez simplement télécharger la pièce d’identité avec photo et vous assurer que toutes les étapes du flux de travail sont soumises.

Avant de commencer

Rassemblez les renseignements requis

Vous aurez besoin de ces renseignements concernant votre entreprise pour compléter le processus CANAFE :

• Votre numéro d’entreprise (identifiant CRA à 9 chiffres)
• Les détails de tout propriétaire bénéficiaire (personnes détenant 25 % ou plus de l’entreprise)
• Les noms de tous les administrateurs actuels
• Une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement pour votre Signataire autorisé (passeport, permis de conduire, carte d’identité provinciale ou carte de résident permanent)

Assurez-vous que les personnes nécessaires sont disponibles

La vérification CANAFE requiert la signature de votre Signataire autorisé. Dans plusieurs cas, le propriétaire du compte est aussi le Signataire autorisé, mais ils peuvent être deux personnes distinctes.

Pour vérifier quelle personne est désignée comme Signataire autorisé, allez dans Entreprise > Services bancaires. Si cela doit être modifié, faites-le avant de commencer le processus de vérification CANAFE. Gardez à l’esprit que cela pourrait interrompre votre paie pendant que votre compte est revérifié.

Si vous n’êtes pas le Signataire autorisé de l’entreprise, vous devrez coordonner avec le Signataire autorisé pour qu’il se connecte à son compte Wagepoint et signe les formulaires requis.

	Qui peut compléter cette étape ?
Étape 1 : Ajouter les détails requis	Un propriétaire de compte, un administrateur, un Signataire autorisé ou un partenaire en tenue de livres/comptabilité.
Étape 2 : Signer et soumettre les documents	Seulement une personne ayant les capacités de Signataire autorisé. Cela peut être la même personne que le propriétaire du compte ou une autre personne.

 

Complétez votre mise à jour CANAFE

La vérification CANAFE comporte deux parties :

1. Ajouter les détails de l’entreprise et d’identité. Cette étape peut être complétée par le propriétaire du compte ou un partenaire en tenue de livres/comptabilité de Wagepoint.
2. Signer et soumettre les documents requis. Cette étape doit être complétée par le Signataire autorisé.

Étape 1 : Ajouter les détails requis

1. Allez dans Entreprise > Mise à jour CANAFE.

2. Cliquez sur Commencer.

Renseignements sur l’entreprise

3. Sous Type de compte Wagepoint, sélectionnez votre type de compte :

• Personnel, ou
• Entreprise

4. Selon votre sélection, remplissez les champs supplémentaires. Les champs spécifiques dans cette section s’ajusteront en fonction de vos choix précédents.

Personnel
Pour les comptes personnels, le type Personnel sera automatiquement rempli comme Nounou ou aidant naturel. Aucun renseignement supplémentaire n'est requis. Vous pouvez passer à l’étape X.

Entreprise
Pour les comptes d’entreprise, des renseignements supplémentaires sont requis.

Selon le type d’entreprise, il vous sera demandé d’entrer différents détails, notamment :

• Type d’entreprise :
  • Société par actions
  • Partenariat
  • Organisme sans but lucratif
  • Entreprise individuelle
• Type d’incorporation : Pour les sociétés seulement, indiquez si le type d’incorporation est fédéral ou provincial.
• Numéro d’entreprise : Il s’agit d’un identifiant à 9 chiffres pour votre entreprise, également utilisé dans votre numéro de compte CRA.
• Sous-secteur industriel : Sélectionnez la catégorie qui correspond le mieux à votre entreprise.
• Activité principale de l’entreprise : Sélectionnez la catégorie qui correspond le mieux à votre entreprise. Les options disponibles dans ce menu déroulant dépendent de votre sélection pour le sous-secteur industriel.
• Description de l’entreprise (facultatif) : Entrez une brève description de votre entreprise. Vous pouvez utiliser jusqu’à 256 caractères.

Propriétaires bénéficiaires

5. Pour les sociétés, partenariats et entreprises individuelles, entrez les propriétaires bénéficiaires. Un propriétaire bénéficiaire est une personne qui détient directement ou indirectement 25 % ou plus de l’entreprise.

• Indiquez si une personne détient 25 % ou plus de l’entreprise.

• Si oui, cliquez sur Ajouter un propriétaire bénéficiaire, saisissez les détails du propriétaire bénéficiaire, y compris son pourcentage de propriété, puis cliquez sur Enregistrer. Répétez pour chaque propriétaire bénéficiaire.

Administrateurs

6. Pour tous les types d’entreprise, ajoutez les renseignements de tous les administrateurs actuels de l’entreprise.

• Sous Administrateurs, cliquez sur Ajouter un administrateur

• Entrez le prénom et le nom de l’administrateur, puis cliquez sur Enregistrer.

• Répétez pour chaque administrateur. Ajoutez les renseignements pour tous les administrateurs actuels de l’entreprise.

Signataire autorisé

7. Entrez les détails de l’adresse domiciliaire de votre Signataire autorisé.

• Par défaut, le nom et la date de naissance de votre Signataire autorisé seront automatiquement remplis.
• Si vous devez changer le Signataire autorisé, allez dans Entreprise > Services bancaires. Le changement de votre Signataire autorisé mettra temporairement la paie en pause jusqu’à ce que votre compte soit revérifié par notre équipe Risques. Veuillez tenir compte des échéances de traitement de la paie avant d’effectuer ce changement.

8. Sous Pièce d’identité avec photo, téléchargez une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement pour votre Signataire autorisé. Les documents acceptés comprennent un passeport, un permis de conduire, une carte d’identité provinciale ou une carte de résident permanent.

Vous devez inclure des images claires de :

• le recto d’une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement
• le verso de la pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement

9. Une fois que tous les détails sont saisis et que la pièce d’identité avec photo a été téléchargée, cliquez sur Générer les documents.

Étape 2 : Signer et soumettre les documents

Cette étape doit être complétée par le Signataire autorisé. Si vous n’êtes pas le Signataire autorisé, celui-ci devra se connecter à son compte Wagepoint, aller dans Entreprise > Vérification CANAFE, et compléter ces étapes.

1. Cliquez sur Signature électronique pour ouvrir Adobe Sign dans un nouvel onglet.

2. Examinez et complétez tous les champs restants, ajoutez votre signature, puis cliquez sur Soumettre pour signer.

3. Après avoir signé le document avec succès, revenez à l’onglet Wagepoint. Vous devriez voir un cercle de chargement.

4. Dans l’onglet Wagepoint, attendez que votre document signé se charge. Une fois terminé, vous verrez "Document requis signé" accompagné d’un horodatage.

5. Cliquez sur Soumettre.

6. Cochez la case pour confirmer que tous les renseignements sont corrects, puis cliquez sur Soumettre. Notez que toute modification après la soumission peut avoir un impact sur votre paie.

Vos documents ont été soumis pour révision. S’il y a des problèmes avec votre soumission, un membre de notre équipe des opérations Risques vous contactera directement.

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FAQ : Compléter la vérification CANAFE

• CANAFE est un organisme fédéral qui surveille les activités financières pour aider à prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. En tant qu’entreprise de services monétaires (ESM) réglementée, Wagepoint doit respecter ces normes de conformité afin de continuer à traiter la paie de manière sécurisée et légale. Pour plus de renseignements, veuillez consulter cette page FAQ.
• Dans le cadre des récents changements des exigences réglementaires sous CANAFE incluant les systèmes de paie, Wagepoint doit désormais recueillir ces renseignements rétroactivement. Nous avons conçu notre processus de conformité CANAFE, en collaboration avec des experts du secteur, pour qu’il soit aussi fluide que possible.
• Merci d’avoir complété les étapes CANAFE ! Les étapes requises sont terminées et nous vous informerons si des renseignements supplémentaires sont nécessaires. En attendant, vous pourrez continuer à traiter la paie !
• Oui, vous pouvez continuer à exécuter la paie tout en complétant votre mise à jour de la vérification CANAFE. Si votre Signataire autorisé reste le même, il n’y aura aucune interruption dans votre capacité à traiter la paie.
• Dès que possible ! Nous recommandons de compléter la vérification CANAFE le plus tôt possible, afin de disposer de suffisamment de temps en cas de besoin d’assistance.
• L’étape 2 (signature et soumission des documents) doit être complétée par le Signataire autorisé. Celui-ci devra se connecter à son propre compte Wagepoint, aller dans Entreprise > Mise à jour CANAFE, signer les formulaires et cliquer sur Soumettre.
• Vous pouvez mettre à jour votre Signataire autorisé sous Entreprise > Services bancaires. Gardez à l’esprit que ce changement mettra temporairement la paie en pause jusqu’à ce que votre compte soit revérifié par notre équipe Risques. Assurez-vous de considérer les échéances de paie à venir avant d’effectuer ce changement.
• Wagepoint prend en charge un seul Signataire autorisé dans la configuration de votre compte, donc même si votre compte bancaire en a deux, vous devrez en choisir un seul à inscrire dans votre compte Wagepoint. Cela dit, nous comprenons parfaitement le désir d’avoir une couche supplémentaire de supervision sur la paie, et c’est précisément pour cela que notre fonction d’approbation en 2 étapes a été conçue. Si vous souhaitez simplement vous assurer que les deux personnes sont configurées comme administrateurs avec la capacité de traiter la paie et de gérer votre compte, vous pouvez aussi le faire.