Guide : Résiliation et dernier paiement

Lorsque vient le temps de dire au revoir à un employé, il y a quelques étapes importantes à suivre dans Wagepoint. Ce guide décrit vos trois principales tâches :

Modifier le statut de l’employé – Indiquez que le prochain paiement de l'employé(e) est son dernier paiement et recueillez les données pour un processus de RE fluide.
Effectuer le dernier paiement de l'employé(e) – Assurez-vous que l’employé reçoit tout ce qui lui est dû, comme son dernier chèque de paie et toute indemnité de congés restante.
Créer et soumettre le RE (Relevé d’emploi) – Générez et soumettez le document dont l'employé(e) aura besoin pour l’assurance-emploi (AE).

Cet article vous guidera à travers le processus et vous offrira quelques conseils basés sur nos années d’expérience à aider les propriétaires de petites entreprises à naviguer dans les subtilités des RE !

Avant de commencer : RE 101

Pour commencer, mettons-nous d’accord sur les bases du RE :

Un Relevé d’emploi (RE) est un document émis par les employeurs à Service Canada qui fournit des détails sur l’historique de travail d’un employé. Il est principalement utilisé pour déterminer l’admissibilité aux prestations d’assurance-emploi (AE).
Pour soumettre vos RE à Service Canada directement via Wagepoint, vous devrez signer l’avenant RE SAT.

Suivez la vidéo ci-dessous (ou consultez cet article si vous préférez des étapes écrites avec captures d’écran !) pour signer le RE SAT et attendre son approbation avant de créer des RE. Si vous créez des RE avant que votre RE SAT soit approuvé, vous ne pourrez pas les soumettre électroniquement par la suite.

Cela dépend de la fréquence de paie et de la rapidité à laquelle aura lieu votre prochaine paie régulière.

Fréquence de paie	Directives de Service Canada
Hebdomadaire, aux deux semaines ou bimensuel	Vous devez verser le dernier paiement dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l’arrêt de rémunération survient.
Mensuel	Vous devez verser le dernier paiement dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l’arrêt de rémunération survient ou dans les 15 jours civils suivant le premier jour de l’arrêt de rémunération, selon la première échéance.

Plus de renseignements sont disponibles sur le site de Service Canada ici.

Le formulaire RE se remplira automatiquement avec les renseignements que vous avez saisis dans Wagepoint.

Vous pouvez souhaiter vérifier le profil de la personne et vous assurer que les renseignements sont complets et exacts. Vous pourrez modifier ces renseignements directement dans le RE, mais tout changement ne sera pas reflété ailleurs dans Wagepoint.

Si des renseignements requis pour le RE manquent pour l'employé(e), vous ne pourrez pas compléter le processus RE avant de naviguer vers son profil et d’entrer les renseignements requis.
Oui, les RE sont inclus dans tous les abonnements Wagepoint. Cependant, si vous êtes sur le plan Solo et devez effectuer un paiement avant la prochaine paie régulière, vous devrez passer au plan Illimité pour effectuer une deuxième paie au cours de la même période de facturation. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez revenir au plan Solo pour le mois suivant.
Pour le départ d'un(e) contractuel(le)ou d'une autre personne qui ne nécessite pas de RE, vous pouvez suivre toutes les mêmes étapes ci-dessous, mais sauter la Partie 3.

Partie 1. Modifier le statut de la personne à résilié

1. Dans le menu de navigation, allez à Personnes.

2. Repérez la personne concernée, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Modifier le statut.

3. Sélectionnez Résilier.

4. Entrez le dernier jour travaillé de la personne. C’est la dernière date à laquelle l’employé « s’est présenté au travail » au bureau, sur le terrain ou à son ordinateur en télétravail.

4B. Pour les employés payés par salaire fixe, si le dernier jour travaillé tombe au milieu d’une période de paie, il vous sera demandé de fournir des renseignements supplémentaires sur ce changement en milieu de cycle.

Sous Changement en milieu de cycle,

Entrez le nombre de jours qu’ils travailleront dans la dernière période de paie
Entrez le nombre d’heures que la personne travaillera par jour

En fonction des données saisies, le système calculera les heures pour la dernière paie.

4C. À ce stade, vous devrez choisir comment vous paierez les montants dus. Ces montants peuvent inclure à la fois le salaire régulier ainsi que les congés dus, l’indemnité de départ ou d’autres revenus.

Si vous sélectionnez Oui, emmenez-moi à une paie supplémentaire maintenant, vous procéderez à l’exécution d’une paie supplémentaire. Gardez à l’esprit que vous aurez besoin du plan Illimité pour faire plus d’une paie dans une période de facturation. Vous pouvez toujours revenir au plan Solo après avoir effectué la paie supplémentaire.

Si vous sélectionnez Non, payer les montants via la paie régulière, alors les renseignements nécessaires pour le dernier paiement seront sauvegardés et disponibles automatiquement dans votre prochaine paie.

5. Cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et suivant (si vous avez choisi de faire une paie supplémentaire).

FAQ : Modifier le statut à résilié

Cela dépend de la fréquence de paie et de la rapidité à laquelle aura lieu votre prochaine paie régulière.

Si la fréquence de paie est hebdomadaire, aux deux semaines ou bimensuelle : Si vous allez effectuer une paie régulière dans les 5 jours, vous pouvez choisir de payer tous les montants supplémentaires dus avec votre paie régulière. Cependant, si plus de 5 jours civils s’écoulent entre la fin de la période de paie où l’arrêt de rémunération survient et la date de votre prochaine paie régulière, vous devriez faire une paie supplémentaire pour vous assurer que les employés sont payés conformément aux directives de Service Canada.

Si la fréquence de paie est mensuelle : Vous devez verser le dernier paiement dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l’arrêt de rémunération survient ou dans les 15 jours civils suivant le premier jour de l’arrêt de rémunération, selon la première échéance. Si vous allez faire une paie régulière dans ce délai, vous pouvez choisir de payer tous les montants supplémentaires dus avec cette paie. Sinon, vous devriez faire une paie supplémentaire pour respecter les directives de Service Canada.
La seule façon de verser le dernier paiement pour plusieurs employés est de le faire via la paie régulière. Lors de la modification du statut de chaque employé, sélectionnez l’option « payer les montants via la paie régulière » pour chacun. Il n’est pas possible de verser le dernier paiement pour plusieurs employés en utilisant une paie supplémentaire.
Si vous devez effectuer un paiement avant la prochaine paie régulière et que vous êtes sur le plan Solo, vous devrez passer au plan Illimité pour faire une deuxième paie dans la même période de facturation. Vous pouvez revenir au plan Solo le mois suivant.

Partie 2. Effectuer la dernière paie de l'employé(e), incluant les congés et montants dus

Maintenant que vous avez marqué la personne comme en attente de résiliation, vous êtes prêt à effectuer sa dernière paie. Vous devriez effectuer le dernier paiement avant de créer le RE pour cette personne, mais gardez bien en tête les délais attendus pour la soumission des RE.

Option A : Effectuer une paie supplémentaire

Si vous avez sélectionné Oui, emmenez-moi à une paie supplémentaire maintenant, vous entrerez automatiquement dans le flux de travail de paie supplémentaire de l’étape précédente.

Si vous êtes sorti du flux pour une raison quelconque, vous pouvez aussi accéder au flux de travail de paie supplémentaire comme d’habitude.

Option B : Payer les montants finaux via la paie régulière

Si vous avez sélectionné Non, payer les montants via la paie régulière, alors les renseignements nécessaires pour le dernier paiement seront sauvegardés et disponibles automatiquement dans votre prochaine paie.

FAQ : Dernier paiement

Cela dépend de la fréquence de paie et de la rapidité à laquelle aura lieu votre prochaine paie régulière.

Si la fréquence de paie est hebdomadaire, aux deux semaines ou bimensuelle : Si vous allez effectuer une paie régulière dans les 5 jours, vous pouvez choisir de payer tous les montants supplémentaires dus avec votre paie régulière. Cependant, si plus de 5 jours civils s’écoulent entre la fin de la période de paie où l’arrêt de rémunération survient et la date de votre prochaine paie régulière, vous devriez faire une paie supplémentaire pour vous assurer que les employés sont payés conformément aux directives de Service Canada.

Si la fréquence de paie est mensuelle : Vous devez verser le dernier paiement dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l’arrêt de rémunération survient ou dans les 15 jours civils suivant le premier jour de l’arrêt de rémunération, selon la première échéance. Si vous allez faire une paie régulière dans ce délai, vous pouvez choisir de payer tous les montants supplémentaires dus avec cette paie. Sinon, vous devriez faire une paie supplémentaire pour respecter les directives de Service Canada.
Si vous devez effectuer un paiement avant la prochaine paie régulière et que vous êtes sur le plan Solo, vous devrez passer au plan Illimité pour faire une deuxième paie dans la même période de facturation. Vous pouvez revenir au plan Solo le mois suivant.
Si vous avez défini le statut de l’employé à résiliation en attente, alors l’indemnité de congés apparaîtra automatiquement dans votre paie. Vous pourriez devoir faire une paie supplémentaire ou l’inclure dans le dernier paiement régulier de la personne.
Oui, si le statut de l’employé est défini sur résiliation en attente au moment du paiement des congés.

Si l’employé n’est pas marqué comme résiliation en attente, alors le calcul des congés ne tiendra pas compte du dernier paiement et vous devrez le calculer manuellement et l’ajouter au solde des congés que vous payez.

Partie 3. Créer un RE et soumettre à Service Canada

Le flux de travail Créer et Soumettre un RE comporte quatre étapes :

Étape 1 : Renseignements sur l’employé
Étape 2 : Heures et rémunération assurable
Étape 3 : Paiements supplémentaires
Étape 4 : Révision et soumission

Dans cette vidéo, nous parcourons chaque étape du flux de travail :

Vous préférez des instructions écrites avec captures d’écran ? Nous avons ce qu’il vous faut ! Consultez ce guide étape par étape pour créer un RE.

Évitez ces erreurs courantes sur le RE

Les RE vous rendent nerveux ? Nous comprenons. Voici quelque chose pour vous aider ⬇️

Nous avons remarqué que les erreurs les plus fréquentes sur les RE proviennent d’incompréhensions sur seulement quelques cases. Ci-dessous, vous trouverez une liste de ces points problématiques et nos conseils pour les gérer.

Case	Ce que ce champ enregistre	Conseils et notes
Case 11 : Dernier jour payé	C’est le dernier jour où l'employé(e) « s’est présenté (e) au travail » au bureau, sur le terrain ou à son ordinateur en télétravail.	Assurez-vous que la case 11 reflète le dernier jour pour lequel l'employé(e) a été payé (e) pour des gains réguliers (pas d’autres fonds dus, comme les congés).
Case 12 : Date de fin de la dernière période de paie	C’est la date de fin de la période de paie qui inclut le dernier jour travaillé de l'employé(e).	Vous vous demandez quelle est la différence entre la case 11 et la case 12 ? La case 11 est le dernier jour réel pour lequel un employé a été payé pour travailler, et la case 12 est le dernier jour du cycle de paie auquel ce jour appartient. Souvent, ce sont deux dates différentes. Si vous avez versé tous les fonds dus (salaire régulier et autres fonds, comme les congés) dans la même paie, le système remplira automatiquement ce champ avec la bonne date. Si vous versez les indemnités de congés ou d’autres montants dus dans une paie supplémentaire après avoir versé les gains pour le dernier jour de travail, vous devrez modifier ce champ dans l’application pour refléter la date réelle de fin de la dernière période de paie.
Case 15	La case 15 comprend : Case 15A - Total des heures assurables Case 15B - Rémunération assurable totale Case 15C - Rémunération assurable par période de paie	Assurez-vous que les gains et heures à la case 15c. PP 01 reflètent correctement les paiements de séparation lorsque vous ajoutez ou modifiez les montants à cette étape. L’employeur est responsable de l’exactitude de ces modifications. Avez-vous effectué une paie hors cycle ? Toutes les paies régulières et hors cycle doivent être déclarées dans le RE. Si la paie hors cycle se situe entre des paies régulières, les heures et montants de la paie hors cycle seront ajoutés à la période de paie avec la date de fin du cycle régulier. Si la dernière paie est une paie hors cycle, les heures, le montant et la date de fin du cycle hors cycle seront déclarés dans PP1 à la case 15.
Case 16 : Motif de la résiliation	Le motif de la résiliation, sélectionné dans la liste des codes fournie par Service Canada.	Assurez-vous que la case 16 du RE est remplie avec un prénom, un nom de famille et un numéro de téléphone canadien valides. Laisser ce champ vide ou y inscrire un nom de département général, comme « Comptabilité », peut entraîner le rejet de votre RE par Service Canada. N’utilisez le code « K00 » que lorsque le motif de la résiliation ne correspond à aucun autre code « K » fourni. Si vous devez utiliser le code K00, une note dans la case 18 du RE est requise.
Case 17A : Indemnité de congés	Dans cette case, inscrivez toute indemnité de congés que l’employeur a payée ou paiera à l’employé en raison de la séparation. Les règles pour l’indemnité de congés varient selon la manière dont elle est versée. Si vous avez des doutes, veuillez consulter cette ressource de Service Canada.	Les règles pour l’indemnité de congés varient selon la manière dont elle est versée. Lorsque les congés de l’employé sont payés à chaque paie, Wagepoint indiquera automatiquement le code de raison comme inclus dans chaque paie. Vous n’avez rien à ajouter dans la case 17. Si les congés de l’employé sont configurés pour accumuler (ou ne s’appliquent pas) et que vous payez les congés lors de la dernière paie, Wagepoint déclarera automatiquement ce montant comme indemnité de congés dans la case 17 et inclura la raison « payé parce que plus en emploi » sur le RE. Si vous devez retirer ce montant de la case 17 pour une raison quelconque, vous devrez réduire ce montant de congés de PP1 dans la case 15c.
Case 18 : Commentaires	Pour tout renseignement additionnel non déjà partagé sur le RE.	Inclure un commentaire dans la case 18 peut ralentir le traitement électronique de votre RE, car un agent de Service Canada doit le réviser manuellement. Pour cette raison, utilisez ce champ uniquement pour indiquer des renseignements nécessaires non déjà partagés, comme : renseignements supplémentaires sur le motif de la séparation ; renseignements supplémentaires sur les congés de maladie payés, l’assurance-salaire ou les prestations de maternité ou parentales; une note concernant l’indemnité de congés payée en raison d’un paiement d’anniversaire incluant la date et le montant versé.

Si vous avez des doutes sur l’un des champs ci-dessus (ou tout autre champ du RE), nous vous recommandons fortement de consulter ce guide de Service Canada. Ce guide inclut des explications utiles et des exemples pour gérer les situations moins courantes.

Et ensuite ?

Une fois le RE soumis à Service Canada, vous attendrez de voir s’il est approuvé ou rejeté. Vous pouvez vérifier l’état de votre RE en naviguant vers Paie > Relevé d’emploi.

Si votre RE est accepté, tout est en ordre ! Si votre RE est rejeté, Service Canada inclura généralement des renseignements supplémentaires indiquant comment corriger le RE et le soumettre à nouveau.

FAQ : Résiliation et dernier paiement

Si vous avez défini le statut de l’employé à résiliation en attente, alors l’indemnité de congés apparaîtra automatiquement dans votre paie. Vous pourriez devoir faire une paie supplémentaire ou l’inclure dans le dernier paiement régulier de la personne.
Oui, si le statut de l’employé est défini sur résiliation en attente au moment du paiement des congés. Si l’employé n’est pas marqué comme résiliation en attente, alors le calcul des congés ne tiendra pas compte du dernier paiement et vous devrez le calculer manuellement et l’ajouter au solde des congés que vous payez.
Le départ d’un(e) contractuel(le) suit le même processus, sauf que vous n’avez pas besoin de créer un RE. C’est pareil pour les propriétaires ou les personnes exemptées de l’AE.
Si vous avez déjà déposé le RE, vous devez modifier le RE. Si vous ne l’avez pas encore déposé, vous devriez le supprimer, effectuer la paie, attendre la finalisation de la paie, puis recommencer le RE. Vous pouvez aussi modifier le RE s’il n’a pas encore été complètement créé.
Si vous devez effectuer un paiement avant la prochaine paie régulière et que vous êtes sur le plan Solo, vous devrez passer au plan Illimité pour faire une deuxième paie dans la même période de facturation. Vous pouvez revenir au plan Solo le mois suivant.
Cela arrive souvent si l’employé a été archivé. Vous devrez désarchiver l’employé pour qu’il réapparaisse dans votre liste de personnes.