Créer et Soumettre un Relevé d’Emploi (ROE)

Accéder au flux de travail de création de ROE via l’onglet Relevé d’Emploi

Vous pouvez également accéder au flux de travail ROE via votre liste de personnes. Trouvez la personne concernée dans votre liste de personnes, cliquez sur la flèche déroulante, puis sélectionnez Créer un ROE. Vous verrez aussi les options pour Voir un ROE (si vous en avez déjà créé). L’option de créer un ROE n’apparaîtra que pour les employés assujettis à l’assurance-emploi (AE). Le statut d’emploi d’un employé (actif, terminé, en congé) n’affecte pas votre capacité à créer un ROE.

1. Connectez-vous à votre compte Wagepoint. Dans la barre de navigation, sélectionnez Relevé d’Emploi.

2. Vous devrez remplir et signer l’avenant d’inscription ROE SAT si vous souhaitez soumettre des ROE via Wagepoint. Si vous ne l’avez pas encore fait, faites-le maintenant. Si vous avez déjà signé l’avenant, un avis avec l’horodatage apparaîtra ici.

3. Lorsque vous êtes prêt à accéder au flux de travail ROE, cliquez sur Créer ROE. Mettre fin à un emploi peut aussi démarrer ce processus, mais ce n’est pas obligatoire.

4. Reconnaissez que toute modification des informations de paie dans le ROE ne mettra pas à jour les rapports de paie dans Wagepoint, et que vous acceptez la responsabilité de l’exactitude des données du ROE, en cliquant sur OK.

 

Étape 1 : Informations sur l’employé

5. Sous Sélectionner un employé, recherchez et choisissez l’employé concerné dans le menu déroulant.

Si des problèmes sont détectés avec les informations de l’employé, un message d’erreur vous en informera pour que vous puissiez les corriger. Si l’employé appartient à plus d’un groupe de paie, vous pourrez aussi choisir le groupe de paie pour lequel ce ROE sera émis.

Seuls 10 employés apparaîtront dans la liste déroulante. Vous pouvez taper le nom de l’employé pour effectuer une recherche s’il n’apparaît pas immédiatement.

6. Sous Motif d’émission de ce ROE (Bloc 16), sélectionnez la raison pour laquelle vous créez un ROE pour cette personne.

Remarque : Si vous ne savez pas quel code de raison utiliser, veuillez contacter Service Canada.

7. Vérifiez le Nom, le NAS, l’Adresse et le type de période de paie de votre employé. Ces informations sont automatiquement remplies selon le profil de l’employé.

8. Vérifiez la Profession (Bloc 13) de votre employé et apportez les modifications nécessaires.

9. Sous Informations de déclaration, saisissez le Premier jour travaillé (Bloc 10), le Dernier jour payé (Bloc 11), la Date de fin de la dernière période de paie (Bloc 12) et, facultativement, la Date prévue de rappel (Bloc 14).

Si l’employé n’a pas encore reçu son dernier salaire, un message d’avertissement s’affichera.

10. Une fois que vous avez vérifié que les informations sont correctes, cliquez sur Continuer.

 

Étape 2 : Heures et gains assurables

Remarque : Si l’employé n’a pas été payé via le système Wagepoint, aucune information ne sera remplie automatiquement dans le ROE. Cependant, vous pouvez créer le ROE manuellement en entrant les informations pour chaque section.

11. Vérifiez 15a. Total des heures assurables. C’est le total des heures travaillées pour la période déclarée.

12. Vérifiez 15b. Total des gains assurables. C’est le total des gains assurables pour la période déclarée.

13. Vérifiez 15c. Informations par période de paie. Ce tableau peut être modifié. Cependant, toute modification ne sera pas reflétée dans les rapports de paie. Vous pourriez devoir modifier le T4/RL1 de l’employé.

14. Si applicable : Pour modifier les gains assurables de la période de paie la plus récente, cliquez sur le symbole du crayon.

15. Si applicable : Dans le volet latéral, apportez les modifications aux codes de Revenu et Avantages ainsi qu’aux gains assurables des Blocs 17c et 19. Cliquez sur Enregistrer & Fermer pour confirmer vos modifications.

Si des périodes de paie ont été omises, comme celles non enregistrées dans Wagepoint, vous pouvez les ajouter en remplissant la date de fin de période, les gains assurables et les heures assurables. N’ajoutez pas de dates déjà rapportées dans un ROE antérieur.

16. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur Continuer.

 

Étape 3 : Paiements supplémentaires

Remarque : Assurez-vous que les gains et les heures dans le bloc 15c. PP 01 reflètent correctement les paiements de séparation lorsque vous ajoutez ou modifiez des montants à cette étape. L’employeur assume la responsabilité de l’exactitude de ces modifications.

 

17. Sous Paiements de séparation (Bloc 17), vérifiez et modifiez B. Paiement des jours fériés légaux, et C. Autres sommes, selon le cas.

Les paiements de vacances peuvent être ajoutés à la période de paie 1 à l’étape précédente.

18. Vous pouvez ajouter d’autres paiements de séparation en cliquant sur Ajouter [type de paiement]. Voir les exemples ci-dessous. Certains paiements de séparation nécessitent une date de début et une date de fin.

19. Sous Commentaires (Bloc 18), ajoutez toute autre information pertinente. Par exemple, si un Bonus (Autre) est payé, indiquez ici à quoi il correspond. Vous pouvez utiliser jusqu’à 256 caractères.

20. Sous Paiements pour congé de maladie payé/maternité/parental/soins compatissants/soins à un membre de la famille ou indemnité de perte de salaire de groupe (Bloc 19), remplissez les détails nécessaires.

Pour chaque paiement, vous devez inclure la Date de début, la Date de fin, le Montant, et préciser si l’application est Par jour ou Par semaine.

21. Sous Informations sur l’émetteur, remplissez le prénom (Bloc 22), le nom de famille (Bloc 22) et le numéro de téléphone (Bloc 21) de l’émetteur.

22. Cliquez sur Continuer. Si des champs sont manquants ou invalides, un message d’erreur s’affichera. Effectuez les corrections nécessaires, puis cliquez de nouveau sur Continuer.

 

Étape 4 : Révision & Création/soumission

Si vous avez signé le ROE SAT et qu’il a été vérifié, vous verrez Créer & Soumettre ROE. Si vous ne l’avez pas signé ou qu’il n’a pas été vérifié, vous verrez seulement Créer ROE.

23. Vérifiez votre document ROE.

24. Une fois l’exactitude de votre document ROE confirmée, cliquez sur Créer & soumettre ROE.

25. Bravo ! Votre ROE est créé ou en cours d’envoi à Service Canada. Cliquez sur OK pour revenir à la page ROE.

 

FAQ : ROE

• La réponse courte est oui, vous devez attendre que votre paie soit finalisée et que les rapports soient générés pour créer un ROE pour vos employés.
  
  Cependant, vous n’avez pas besoin d’attendre qu’ils soient payés. Une fois les rapports générés et que vous voyez que la paie est finalisée, vous pouvez commencer le ROE.
  
  Pour vérifier si votre paie est finalisée : Dans la barre de navigation, cliquez sur Paie. Sélectionnez l’onglet Finalisé et consultez le tableau pour voir si la paie y figure.
  
  
• Les paiements de vacances peuvent être ajoutés à la deuxième étape du flux de travail ROE en suivant les étapes dans cette vidéo :
• Si le ROE a été soumis électroniquement, l’employé peut obtenir une copie en contactant Service Canada. Cependant, vous pouvez aussi lui fournir une copie PDF.
  
  Pour télécharger une copie d’un ROE créé dans Wagepoint : Naviguez vers Paie > Relevé d’Emploi. Trouvez la personne concernée dans le tableau, puis cliquez sur Voir ROE. Cela ouvrira une copie PDF que vous pourrez télécharger, envoyer par courriel ou imprimer pour votre employé.
• Cela arrive souvent si vous avez créé le ROE avant de signer l’avenant ROE SAT. Veuillez nous contacter à [e-mail] afin qu’un membre de notre équipe puisse vous aider. Une fois votre demande reçue et les détails confirmés avec vous, nous retirerons le statut soumis sur votre ROE manuel afin que vous puissiez le soumettre électroniquement.

• Les ROE nécessitent des données consécutives de périodes de paie pour calculer le total des gains assurables de l’employé. Le nombre de périodes consécutives dépend de la fréquence de paie, comme indiqué dans les directives ROE de Service Canada. Les données de périodes de paie requises pour les ROE ne seront pas conservées lors de la mise à niveau.

  Après environ 13 mois (selon la fréquence de votre groupe de paie) d’utilisation de la version 2.0, vous n’aurez plus besoin des données historiques des périodes de paie de la version 1.0 pour créer des ROE dans la version 2.0.

  Si un employé a besoin d’un ROE avant que le nombre de périodes consécutives ne soit atteint dans la version 2.0, vous avez deux options :

  1. Créer un ROE dans la version 1.0 et un second ROE dans la version 2.0
     Créez et soumettez un ROE dans la version 1.0 pour la portion des données de période de paie complétée avant la mise à niveau. Ensuite, créez et soumettez un second ROE dans la version 2.0 pour la portion des données complétée après la mise à niveau.
  2. Entrer manuellement les données manquantes dans la version 2.0, puis créer et soumettre votre ROE dans la version 2.0
     Si vous choisissez de ne pas traiter les ROE pour les paies effectuées dans la version 1.0, vous devrez modifier manuellement les ROE dans l’application 2.0 pour inclure les informations manquantes des périodes de paie lorsque nécessaire.

  Après la mise à niveau, vous pourrez créer des ROE pour vos employés, mais le reste de l’application ne sera accessible qu’en mode lecture seule.

• Premièrement, marquez le ROE comme non soumis. Trouvez le ROE dans votre tableau, cliquez sur la flèche déroulante, puis sélectionnez Marquer comme non soumis.
  
  
  
  Ensuite, signez le ROE SAT.
  
  Une fois que vous avez signé le ROE SAT, vous pouvez soumettre votre ROE. Trouvez le ROE dans le tableau et cliquez sur Voir & soumettre. Vérifiez le ROE et cliquez sur Créer & soumettre ROE.