Ce guide vous aidera à comprendre ce que sont les groupes de paie et comment les configurer dans Wagepoint.
Un groupe de paie est simplement un groupe d’individus qui sont payés selon la même fréquence de paie.
Nouveau dans les groupes de paie ?
Voici quelques questions clés à se poser avant de créer votre premier groupe :
- Vérifiez la législation sur les normes d’emploi dans votre province pour vous assurer de respecter les exigences relatives au paiement de vos employés.
- La fréquence de paie fait référence à la régularité à laquelle les individus d’un groupe de paie sont payés. Par exemple, à la Coast to Crust Waffle Factory, nous avons à la fois des employés et des entrepreneurs. Nos employés sont payés aux deux semaines, donc toutes les deux semaines le vendredi, tandis que nos entrepreneurs sont payés une fois par mois selon une fréquence de paie mensuelle. Cela signifie que je devrai configurer deux groupes de paie dans mon entreprise :
- Un groupe de paie aux deux semaines (pour mes employés)
- Un groupe de paie mensuel (pour mes entrepreneurs)
- Lorsque vous configurez votre groupe de paie dans Wagepoint, il vous sera demandé d’entrer une date de début pour votre première période de paie. C’est le premier jour du cycle de paie pour ce groupe particulier. Wagepoint remplira automatiquement la date de fin de cette période de paie pour vous.
Il est important de vous assurer que vous utilisez les bonnes dates ici...
Remarque : Vous ne pouvez pas choisir une sélection de dates qui ne couvre pas toute la période de paie pour la fréquence choisie. Par exemple, dans l’exemple de 14 jours ci-dessus, si vous devez seulement payer une semaine de salaire, vous devez tout de même refléter la période complète du cycle. Vous devrez ensuite proratiser le salaire de l’employé pour refléter ce qu’il a gagné. -
Vous serez également invité à sélectionner une date de paie. C’est la date à laquelle les employés ou entrepreneurs du groupe de paie seront payés. Lors de la sélection d’une date de paie, il est important de considérer le délai de traitement de la paie.
- Si vous utilisez un compte bancaire d’entreprise, le délai de traitement est 12h (midi) heure de l’Est, 3 jours avant votre date de paie. Par exemple, si votre date de paie est le jeudi 10, vous devez traiter la paie avant 12h (midi) heure de l’Est le lundi 7.
- Si vous utilisez un compte bancaire personnel, le délai de traitement est 12h (midi) heure de l’Est, 5 jours avant votre date de paie. Par exemple, si votre date de paie est le lundi 23, vous devez traiter la paie avant 12h (midi) heure de l’Est le mercredi 18.
Pourquoi est-ce important ? Sélectionner une date de paie appropriée signifie que vos employés et entrepreneurs peuvent être payés à temps, de façon constante. Par exemple, si vous avez des employés horaires, vous devrez recueillir toutes les heures avant de pouvoir traiter la paie. Cela signifie que vous voudrez prévoir suffisamment de temps après la fin de la période de paie pour tenir compte de la collecte des heures et du délai de traitement de la paie de 3 ou 5 jours. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir les informations nécessaires de vos employés horaires, le traitement de la paie pourrait être retardé, ce qui entraînerait un retard dans la date de paie pour vos employés.
Une fois que vous avez pris des décisions sur les points ci-dessus, vous êtes prêt à créer votre ou vos groupes de paie !
Configurer et gérer les groupes de paie
Dans cette vidéo, je configure un nouveau groupe de paie mensuel pour mes entrepreneurs de la Waffle Factory. Nous passons en revue comment créer, modifier, activer et désactiver des groupes de paie.
Vous préférez des instructions écrites avec captures d’écran ? Nous avons ce qu’il vous faut.
Voir les détails de votre groupe de paie
Dans le menu de navigation, allez à Paie > Groupes de paie > Cliquez sur Voir sur le groupe de paie que vous souhaitez consulter.
Lorsque vous créez votre groupe de paie, nous générons un calendrier de paie pour l’année civile. Nous définirons vos dates de début, de fin de cycle et de paie pour l’année et remplirons vos délais de traitement (en tenant compte aussi des jours fériés bancaires !)
Modifier un groupe de paie
Si vous n’avez pas encore traité la paie pour un groupe de paie, vous pouvez effectuer toutes les modifications nécessaires. Si une paie a été traitée pour ce groupe, vous ne pouvez modifier que le nom du groupe de paie, les heures par semaine, la date de paie et le traitement du weekend (vendredi avant ou lundi après).
1. Dans le menu de navigation, allez à Paie > Groupes de paie.
2. Repérez le groupe de paie concerné et cliquez sur la flèche vers le bas.
4. Sélectionnez Modifier dans la liste déroulante.
3. Effectuez les modifications et cliquez sur Enregistrer.
Changer la fréquence de paie ou déplacer un groupe de paie
Un changement de fréquence de paie ou un déplacement de groupe de paie nécessite l’aide du support client. Veuillez prévoir 2 à 3 jours ouvrables pour que la demande soit traitée.
Consultez les exigences de Service Canada concernant les relevés d’emploi (RE) lors du changement de fréquence de paie. Si vous décidez de procéder au changement de fréquence de paie, suivez les étapes ci-dessous :
- Configurer un nouveau groupe de paie : Suivez les étapes ci-dessus pour configurer un nouveau groupe de paie. La date de début du nouveau groupe de paie doit être le jour suivant la date de fin du cycle de la dernière paie traitée dans l’ancien groupe.
- Demander les RE en utilisant le code de raison K : Changement de fréquence de paie : Cela permet de s’assurer que tout l’historique de l’assurance-emploi jusqu’à ce moment est capturé pour chaque employé déplacé. Pour en savoir plus sur les RE, consultez nos articles ici : Relevé d’emploi.
- Réaffecter chaque employé au nouveau groupe de paie (assistance du support client requise) : Envoyez un courriel à support@wagepoint.com pour demander le déplacement du groupe de paie et fournissez les détails suivants :
- Nom de l’ancien groupe de paie
- Nom du nouveau groupe de paie
- Quels employés doivent être déplacés (tous ou une liste de noms)
Quelques notes importantes :
- Nous ne pouvons pas ajuster ou proratiser l’exemption du RPC. Si vous savez que ce changement entraînera une application excessive de l’exemption pour l’année, un ajustement manuel du RPC devra être effectué.
- Après le déplacement du groupe de paie, les heures prévues par période de paie pour un employé refléteront la valeur par défaut de son nouveau groupe de paie. Si cela doit être ajusté à un montant personnalisé, vous pouvez le faire dans l’onglet Détails de l’emploi de chaque individu.
FAQ : Groupes de paie
- Non, un employé ou entrepreneur ne peut faire partie que d’un seul groupe de paie.
- Non, chaque individu doit être dans un seul groupe de paie. Vous pouvez ajouter des codes de revenus, déductions et avantages ponctuels ou récurrents à votre paie régulière ou à une paie hors cycle. Pour plus d’instructions à ce sujet, consultez ce guide.
- Pour masquer un groupe de paie inactif, vous devez désactiver le groupe de paie. Vous ne pouvez désactiver un groupe de paie que lorsqu’aucun individu ne lui est assigné.
Suivez ces étapes pour désactiver un groupe de paie :
1. Dans le menu de navigation, allez à Paie › Groupes de paie.
2. Repérez le groupe de paie concerné, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez Désactiver.
3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Désactiver pour confirmer. - Les groupes de paie ne peuvent pas être supprimés, mais ils peuvent être désactivés. Repérez les instructions pour désactiver un groupe de paie ici.
- Si vous souhaitez configurer un groupe de paie semi-mensuel avec des dates de cycle de paie autres que le 15 et la fin du mois, veuillez contacter notre équipe de support client ! Nous serons heureux de le configurer pour vous.