L’indemnité de vacances fait partie des éléments pour garder votre équipe heureuse et votre paie précise. Ce guide explique comment fonctionne l’indemnité de vacances dans Wagepoint et les différentes façons de la gérer.
Nous aborderons des sujets tels que :
- Comment fonctionne l’indemnité de vacances dans Wagepoint — accumulée ou. versée, et considérations de fin d’année
- Plus d’informations sur l’indemnité de vacances accumulée — comment les taux d’accumulation sont fixés et ajustés
- Comment verser l’indemnité de vacances — étape par étape, via la paie ou directement dans un profil d’employé
- Comment revoir et modifier les détails de l’indemnité de vacances — y compris les soldes et les méthodes de calcul
Quand devrais-je verser l’indemnité de vacances ?
Il y a deux situations dans lesquelles vous pourriez vouloir verser l’indemnité de vacances à un employé :
- Lorsque l’employé prend des congés
- Lorsque vous souhaitez verser leur solde de vacances (par exemple, à leur anniversaire d’embauche, à la fin de l’année ou lorsqu’ils quittent votre entreprise)
Comment fonctionne l’indemnité de vacances dans Wagepoint ?
Vous configurerez l’indemnité de vacances dans le profil de l’employé lorsque vous l’ajoutez pour la première fois à Wagepoint.
Il est important de noter que Wagepoint ne réinitialise pas automatiquement les soldes de vacances à la fin de l’année. Si votre entreprise a une politique de réinitialisation ou de report des vacances, vous devrez ajuster les soldes manuellement.
Il y a deux façons de gérer l’indemnité de vacances :
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Indemnité de vacances accumulée
- L’indemnité de vacances est calculée et suivie automatiquement au fur et à mesure que l’employé gagne des salaires.
- Le montant accumulé apparaît comme un solde courant dans leur profil.
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Indemnité de vacances versée
- L’indemnité de vacances est calculée et versée à chaque chèque de paie.
- Aucun solde de vacances n’est suivi dans Wagepoint.
- Si un employé quitte l’entreprise, son solde de vacances restant doit être payé avec sa paie finale.
Les employeurs sont responsables de s’assurer qu’ils respectent les règles applicables à la province ou au territoire où travaille l’employé. Wagepoint aide à calculer et à suivre l’indemnité de vacances, mais nous ne fournissons pas de conseils juridiques ou de paie — donc si vous avez un doute sur ce qui s’applique, il est conseillé de vérifier auprès d’un professionnel de la paie ou de votre bureau local des normes d’emploi.
Plus d’informations sur l’indemnité de vacances accumulée
Lorsque vous configurez l’indemnité de vacances dans Wagepoint, le taux par défaut est le taux minimum législatif pour la province applicable. Vous pouvez modifier ce pourcentage si un employé a droit à un taux plus élevé.
Wagepoint ajustera automatiquement le calcul des vacances en fonction de la province de l’employé, de ses années de service et de sa date d’embauche.
Par exemple, en Ontario, le taux passe à 6 % après cinq ans de service. Wagepoint appliquera cet ajustement pour vous.
Voici comment fonctionne l’accumulation en pratique :
Chaque fois que l’employé gagne un salaire, Wagepoint calcule l’indemnité de vacances selon le pourcentage assigné.
Au lieu d’être versé immédiatement, ce montant est ajouté à leur solde de vacances.
Le solde est visible dans le profil de l’employé sous Vacances accumulées et apparaît aussi sur leur talon de paie.
Comment verser l’indemnité de vacances à un employé ?
Vous pouvez verser l’indemnité de vacances de deux façons :
Verser l’indemnité de vacances depuis le processus Exécuter la paie
1. Commencez le processus Exécuter la paie comme d’habitude.
2. À Étape 2 : Heures et revenus, repérez l’employé concerné et cliquez sur Modifier.
3. Dans la fenêtre latérale, ajoutez le code de revenu sous Salaires ou Revenus supplémentaires et remplissez les détails :
Option 1 : Ajouter le code d’indemnité de vacances sous Salaires
Utilisez cette option si vous voulez que Wagepoint calcule le montant des vacances selon les heures saisies. C’est généralement utilisé lorsque l’employé a pris des congés.
Sous Salaires, cliquez sur Ajouter un salaire et sélectionnez Indemnité de vacances dans le menu déroulant. Puis remplissez les détails suivants :
Nom du revenu : Indemnité de vacances (heures)
Code de revenu : Rempli automatiquement
Heures : Entrez le nombre d’heures de vacances
Montant : Calculé automatiquement par Wagepoint selon les heures saisies
Option 2 : Ajouter le code d’indemnité de vacances sous Revenus supplémentaires
Utilisez cette option si vous saisissez un montant en dollars spécifique manuellement — par exemple, un paiement d’indemnité de vacances sans prise de congé.
Sous Revenus supplémentaires, cliquez sur Ajouter un revenu et sélectionnez Indemnité de vacances dans le menu déroulant. Puis remplissez les détails suivants :
Nom du revenu : Indemnité de vacances (dollars)
Code de revenu : Rempli automatiquement
Montant : Entrez le montant total en dollars (obligatoire)
Heures (optionnel) : Entrez si désiré, pour suivi uniquement. Wagepoint n’utilisera pas cette valeur pour calculer le montant. Si c’est un paiement d’indemnité de vacances, en général vous ne devriez pas avoir d’heures associées.
4. Une fois les détails du code de revenu saisis, cliquez sur Enregistrer et fermer.
5. Le code de revenu ajouté apparaîtra dans le tableau Heures et revenus.
Verser l’indemnité de vacances depuis un profil d’employé
1. Dans la barre de navigation, allez à Personnes.
2. Cliquez sur Afficher.
3. Dans le profil de la personne, allez à l’onglet Revenus, déductions et avantages.
4. Sous Revenus, cliquez sur Ajouter des revenus.
5. Dans la fenêtre latérale, entrez les détails pour le code de revenu :
- Nom du revenu : Indemnité de vacances (dollars)
- Code de revenu : Ce code sera généré automatiquement selon le nom du revenu sélectionné.
- Heures (optionnel) : Les heures peuvent être indiquées ici mais aucun calcul automatique ne sera fait. Si c’est un paiement d’indemnité de vacances, en général vous ne devriez pas avoir d’heures associées.
- Montant
- Fréquence : Une fois à la prochaine paie
Puis, cliquez sur Ajouter.
6. Le code de revenu Indemnité de vacances apparaîtra maintenant dans la liste des revenus, avec les heures, le montant et la fréquence. La prochaine fois que vous exécuterez la paie pour cette personne, le code de revenu sera appliqué.
Comment puis-je revoir et modifier les détails de l’indemnité de vacances pour un employé ?
1. Dans la barre de navigation, allez à Personnes.
2. Dans la liste des personnes, sélectionnez Afficher.
3. Allez à l’onglet Détails du poste.
4. Dans l’onglet Détails du poste, vous trouverez le calcul de l’indemnité de vacances et le solde de vacances cumulé depuis le début de l’année pour l’employé.
5. Pour modifier la méthode de calcul ou le montant du solde, cliquez sur Modifier.
6. Sous Indemnité de vacances (province du poste principal), effectuez les changements souhaités, puis cliquez sur Terminé.
Plus de FAQ : Indemnité de vacances
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Si vous souhaitez verser l’indemnité de vacances pour plusieurs employés, vous pouvez utiliser l’option Vue grille dans le processus Exécuter la paie. Pour accéder à la Vue grille, commencez le processus Exécuter la paie comme d’habitude. À l’Étape 2 : Heures et revenus, sélectionnez les trois points en haut à droite de l’écran et choisissez Vue grille.
Dans la Vue grille, cliquez sur Ajouter revenu, déduction et avantages. Sélectionnez Indemnité de vacances (heures) ou Indemnité de vacances (dollars) et cliquez sur Enregistrer. Ajoutez les montants désirés en mode Vue grille, cliquez sur Enregistrer et fermer, puis continuez le processus Exécuter la paie.
- Wagepoint verse automatiquement tout solde de vacances restant lorsque vous exécutez le processus de cessation d’emploi pour un employé. Vous n’avez pas besoin d’ajouter le paiement manuellement. Voir notre guide étape par étape pour mettre fin à un emploi.
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Cela dépend de votre situation spécifique, cependant, voici quelques lignes directrices générales :
Utilisez Indemnité de vacances (heures) lorsque vous voulez que Wagepoint calcule le montant des vacances pour vous selon le nombre d’heures saisies et le taux horaire de l’employé. C’est généralement préférable lorsque l’employé a pris des congés.
Utilisez Indemnité de vacances (dollars) lorsque vous connaissez déjà le montant en dollars que vous souhaitez verser. C’est généralement préférable pour les paiements forfaitaires, comme à la fin de l’année, à un anniversaire d’embauche ou lorsqu’un employé quitte l’entreprise. Vous pouvez saisir des heures si vous souhaitez les suivre, mais elles n’affecteront pas le calcul.
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Un employé doit être configuré pour accumuler des vacances pour que les changements s’appliquent à son solde de vacances accumulées.
Si un employé a été configuré pour que ses vacances soient versées à chaque paie avant que le solde accumulé dû soit payé, vous devrez alors le reconfigurer pour qu’il accumule des vacances et verser ce qui est dû.
Si vous devez simplement modifier le solde accumulé à zéro, vous pouvez le faire en le configurant pour accumuler des vacances, en modifiant le solde, puis en le reconfigurant ensuite.