Cet article comprend des réponses ainsi que des conseils et astuces pour résoudre certains des problèmes les plus fréquents liés au traitement de la paie, notamment :
- traitement tardif
- paies manquées
J'ai manqué la date limite de traitement de ma paie. Quelles sont mes options ?
Si vous avez manqué la date limite de traitement de votre paie et que votre paie est en retard, ou que la date de paie souhaitée n'est pas disponible, vous avez deux options :
- modifier votre date de paie pour tenir compte de votre calendrier de traitement
- exécuter la paie sans dépôt direct et payer vos employés pendant que nous nous occupons des taxes (Si vous effectuez des remises au seuil accéléré 2, cette option ne sera pas disponible)
- exécuter une paie manuelle
Modifier votre date de paie signifie que vos employés ne seront pas payés selon leur calendrier habituel, mais Wagepoint prendra en charge le mouvement des fonds comme d'habitude. À l'inverse, exécuter une paie manuelle maintiendra votre date de paie, mais vous devrez gérer le mouvement des fonds en dehors de Wagepoint.
Le tableau ci-dessous résume les avantages et inconvénients de chaque option.
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Option 1 : Modifier la date de paie |
Option 2 : Payer les employés manuellement |
Option 3 : Exécuter une paie manuelle |
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| Dépôts des employés | Wagepoint, via dépôt direct | Manuel, par chèque ou virement électronique | Manuel, par chèque ou virement électronique |
| Impact sur la date de paie | Retarder la date de paie | Maintenir la date de paie ou la plus proche disponible | Maintenir la date de paie |
| Impact sur les rapports | Aucun. | Aucun. | Aucun. |
| Impact sur les remises (impôts ARC, taxes employeur et Commission des accidents du travail) | Aucun. | Aucun. | Vous devez effectuer vous-même les remises fiscales pertinentes, en dehors de Wagepoint. Cependant, vous pouvez toujours utiliser les rapports pour collecter les informations nécessaires. |
Une fois que vous avez choisi la méthode qui vous convient le mieux, suivez les instructions appropriées ci-dessous.
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Option 1 : Modifier la date de paie
1. Commencez le processus Exécuter la paie comme d'habitude.
2. Sous Date de paie, sélectionnez une nouvelle date de paie. Le système peut automatiquement recommander la prochaine date de paie disponible en fonction de votre calendrier de traitement.
3. Assurez-vous que les cases à côté de Dépôt direct et Remettre les taxes sont cochées si vous souhaitez utiliser ces fonctionnalités.
4. Cliquez sur Continuer et poursuivez le processus d'exécution de la paie comme d'habitude.
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Option 2 : Exécuter sans dépôt direct
Dans cette option, vous exécutez la paie sans dépôts directs, donc vous devrez payer vos employés manuellement, mais Wagepoint collectera et prélèvera toujours vos taxes de paie.
1. Commencez le processus Exécuter la paie comme d'habitude.
2. Sous Date de paie, sélectionnez une nouvelle date de paie. Le système peut automatiquement recommander la prochaine date de paie disponible en fonction de votre calendrier de traitement.
3. Assurez-vous que Remettre les taxes est coché et poursuivez la paie normalement.
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Option 3 : Exécuter une paie manuelle
Cette option consiste à désactiver le dépôt direct et les remises, donc Wagepoint ne réalisera aucun mouvement d'argent en votre nom. Vous devez plutôt payer vos employés manuellement par chèque ou virement électronique et effectuer vous-même les remises des taxes employeur.
Remarque : Wagepoint ne peut pas émettre de chèques ou de transferts en votre nom.
Première partie : Désactiver le dépôt direct et les remises
1. Dans la barre de navigation, allez à Paramètres.
2. Sous Paramètres de la paie, sélectionnez Paramètres généraux.
3. Décochez les cases à côté de Remettre la Commission des accidents du travail, Remettre les déductions à la source et Payer par dépôt direct. Une date d'entrée en vigueur apparaîtra à côté de chaque paramètre.
Remarque : Vous pouvez aussi désactiver le dépôt direct dans le processus de paie.
4. (Si applicable) Si vous avez configuré des remises pour la taxe EHT de l'Ontario, vous devrez également désactiver ce paramètre. Allez à Paramètres > Taxes employeur, puis sélectionnez l'onglet Ontario. Cliquez sur Modifier, puis décochez la case à côté de Remettre la taxe EHT. Une date d'entrée en vigueur apparaîtra. Cliquez sur Enregistrer.
Deuxième partie : Exécuter une paie manuelle
1. Commencez le processus Exécuter la paie comme d'habitude.
2. À l'étape 1, sélectionnez votre Date de paie et assurez-vous que les cases à côté de Dépôt direct et Remettre les taxes sont désactivées. Vous devrez peut-être décocher les cases avant de pouvoir sélectionner la date de paie souhaitée.
3. Complétez le processus Exécuter la paie.
Rappel : Vous devez payer vos employés par chèque ou virement électronique et soumettre vos remises vous-même en dehors de Wagepoint. Vous pouvez utiliser le rapport des taxes sur la paie et le rapport de la Commission des accidents du travail pour trouver les détails pertinents.
Vous pouvez également souhaiter réactiver ces paramètres après le traitement de votre paie manuelle.
Je pensais avoir exécuté la paie, mais rien n'est arrivé sur mon compte bancaire. Que s'est-il passé ?
Cette situation se produit le plus souvent lorsque le dépôt direct a été désactivé pour la paie. Pour vérifier si votre paie a été exécutée sans dépôt direct :
1. Dans la barre de navigation, allez à Rapports > Résumé des dépôts.
2. Repérez la section Paiement par chèque. Si des employés y sont listés, alors le dépôt direct a été désactivé et les employés devraient être payés par chèque.
Si cela était involontaire, votre prochaine étape est de vous assurer que le dépôt direct et/ou la remise des déductions à la source sont activés pour vos cycles de paie. Suivez ces étapes :
1. Dans la barre de navigation supérieure, cliquez sur le nom de votre entreprise et sélectionnez Paramètres de l'entreprise dans le menu déroulant.
2. Sur la page Paramètres généraux, vérifiez vos paramètres de paie et apportez les modifications nécessaires.
Si vous souhaitez payer vos employés par dépôt direct et que Wagepoint remette les déductions à la source et la Commission des accidents du travail en votre nom, vous devez garder ces paramètres activés la plupart du temps.
Cependant, il existe des situations où vous préférerez désactiver ces paramètres temporairement, telles que :
- dépôt direct
- vous effectuez une paie supplémentaire et devez payer un employé immédiatement ; il n'y aurait pas le temps de traiter la transaction bancaire. Avec le dépôt direct désactivé, vous pouvez le payer par chèque ou virement électronique immédiatement plutôt que d'attendre 3 jours ouvrables pour un dépôt direct.
- vous préférez simplement payer vos employés directement le jour où vous traitez la paie pour vos besoins de rapport.
- vous avez manqué la date limite de paie et souhaitez exécuter une paie manuelle à la place.
- déductions à la source
- vous êtes un remettant trimestriel qui ne souhaite pas envoyer les déductions à la source mensuellement.
- vous utilisez un programme comptable distinct pour remettre vos déductions à la source et tenir votre comptabilité à jour.
Vous pourriez également trouver ces articles supplémentaires utiles :
Comment puis-je vérifier que ma paie a été traitée comme prévu ?
Vous pouvez consulter vos paies récemment approuvées et traitées pour vous assurer qu'elles ont été traitées comme vous le souhaitiez, ou vérifier si votre paie a été soumise avec dépôt direct et remises dans le rapport des factures.
Consulter les paies approuvées ou finalisées :
1. Dans la barre de navigation, allez à Paie.
2. Sélectionnez l'onglet approprié :
- l'onglet Approuvé affichera les paies récemment approuvées
- l'onglet Finalisé affichera toutes les paies que vous avez traitées sur votre compte
Consulter le rapport des factures :
1. Dans la barre de navigation, allez à Rapports.
2. Sélectionnez le rapport des factures.
3. Dans les filtres du rapport, assurez-vous que la période de paie correcte est sélectionnée.
4. Sous Type, examinez les types de rapports disponibles :
- Si un type Paiement net est généré, alors la paie avait le dépôt direct activé.
- Si un type Remise fiscale est disponible, alors vos remises ont également été collectées par Wagepoint.
Si ce rapport est vide, vous devrez envoyer manuellement votre remise à l'ARC directement. Vous pouvez trouver le total à envoyer en utilisant le rapport des impôts sur la paie.
Lorsque j'exécute la paie, aucune taxe fédérale ou provinciale n'est déduite. Que se passe-t-il ?
Assurez-vous d'avoir sélectionné le code de réclamation fiscale approprié pour l'employé. Selon le code de réclamation sélectionné, le salaire peut ne pas avoir été suffisant pour nécessiter ces déductions. Vous pouvez vérifier cela en utilisant le calculateur des déductions à la source de l'ARC. Si vous pensez toujours qu'il y a une erreur dans le calcul, contactez support@wagepoint.com et nous pourrons vous aider à résoudre le problème.
Puis-je trier ma liste d'employés par prénom ou nom de famille lors du traitement de la paie ?
Oui ! À l'étape des heures et revenus du traitement de la paie, vous pouvez cliquer sur les flèches de tri pour modifier la façon dont les employés sont listés. Vous pouvez ainsi trier par prénom ou nom de famille. Tout changement apporté au tri sera également appliqué à la vue en grille.