Si un compte de paie est en attente de vérification, vous ne pourrez pas traiter la paie.
Traiter la paie pour un compte vérifié
1. Dans le menu de navigation, allez à Paie > Vue d’ensemble.
2. Repérez le groupe de paie que vous souhaitez exécuter et cliquez sur Exécuter.
Remarque : Cliquez sur la flèche déroulante pour exécuter une paie hors cycle ou pour sauter la paie.
Étape 1 : Sélectionner les dates
1. Si c’est la première fois que vous exécutez la paie, vous devrez sélectionner la période de paie que vous souhaitez traiter. Par défaut, la période de paie correspondra à celle dans laquelle tombe la date actuelle (Aujourd’hui). Vous pourrez sélectionner une période de paie située jusqu’à deux périodes avant et après la période par défaut. Cliquez sur le menu déroulant pour Sélectionner la période de paie.
2. Le système affichera la date de paie prévue. Si vous devez ajuster cette date, sélectionnez le champ et choisissez la date de paie souhaitée.
Remarque : Si la date de paie souhaitée est dans le passé ou ne respecte pas un délai de traitement de 3 jours ouvrables, une fenêtre contextuelle apparaîtra.
3. Le dépôt direct est activé par défaut. Décochez la case pour désactiver le dépôt direct. Dans le cas d’un paiement manuel, l’entreprise émettra des chèques de paie ou des virements électroniques pour les paiements nets.
Remarque : La paie doit être approuvée avant midi, heure de l’Est, trois jours ouvrables avant la date de paie.
4. L’option Remettre les retenues à la source est activée par défaut. Décochez cette case si vous souhaitez que Wagepoint enregistre les retenues à la source pour les rapports, mais ne collecte pas et ne remette pas ces montants.
5. Cliquez sur Continuer.
Étape 2 : Heures et revenus
À l’étape 2, tous les employés salariés et horaires, ainsi que les contractuel(le)s, sont listés par ordre alphabétique selon leur prénom dans un tableau pour révision et modification.
Pour filtrer la liste des employés selon des variables spécifiques :
- Cliquez sur la fonction Filtrer en haut du tableau. Vous pouvez utiliser cette fonction pour filtrer la liste des employés par paie, type d’emploi, lieu et département.
- Utilisez la barre de recherche pour chercher le nom d’une personne.
Pour modifier les éléments du tableau :
1. Pour ajouter des revenus, déductions ou avantages supplémentaires, repérez le membre du personnel concerné et cliquez sur Modifier.
2. Dans cette fenêtre latérale, vous pouvez apporter des modifications à :
- Salaires
- Revenus supplémentaires
- Déductions
- Avantages
3. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Important ! Toutes les modifications apportées dans la fenêtre latérale sont des changements ponctuels. Elles ne mettront pas à jour un montant de code récurrent.
4. Lorsque vous avez terminé de saisir les heures et les revenus, cliquez sur Continuer.
Pour inclure ou retirer une personne de la paie :
- Repérez la personne concernée et cochez ou décochez la case à côté de son nom.
*Voir ci-dessous la terminologie et les descriptions des en-têtes de la vue tableau.*
Étape 3 : Retenues à la source
À cette étape, nous commencerons les calculs du brut au net pour la paie.
- Si le processus prend plus de trois secondes, une barre de progression de chargement s’affichera.
- Si l’entreprise a plus d’une province d’emploi, un onglet séparé s’affichera pour chaque province.
- Toutes les retenues à la source seront affichées sur cette page.
Pour ajuster les retenues à la source :
1. Repérez la personne concernée et cliquez sur Plus.
2. Dans la fenêtre latérale, sélectionnez Modifier.
3. Effectuez les modifications nécessaires, puis cochez la case pour indiquer que les modifications sont exactes.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.
Remarque : Si les retenues à la source de l’employé dépassent le salaire brut versé, un message d’erreur indiquant Les retenues à la source dépassent le salaire brut apparaîtra.
5. Effectuez les autres modifications nécessaires sur cette page, puis cliquez sur Continuer.
Étape 4 : Réviser et approuver
L’étape Réviser et approuver comporte trois sections :
- La section en haut à gauche montre le groupe de paie, la période de paie, la date de paie et le montant à débiter de votre compte.
- Sous Nombre total de personnes sur la paie, vous verrez le nombre total de personnes incluses dans la paie avec une répartition entre employés et contractuels, ainsi que le nombre d’employés exclus de la paie (le cas échéant).
- Sous ces deux sections, vous avez la paie en vue tableau.
Pour réviser et approuver votre paie :
1. Passez en revue toutes les sections de la page Réviser et approuver et apportez les modifications nécessaires.
2. Cliquez sur Approuver. Cela vous mènera à l’écran final de récapitulatif de la paie.
Félicitations ! Vous avez terminé.
En-têtes de la vue tableau : terminologie et définitions
Voici les termes trouvés comme en-têtes dans la vue tableau de la paie :
- Inclure : Cette colonne vous permet de choisir quels employés/contractuels inclure dans cette paie particulière. Remarque : Par défaut, tous les employés actifs seront inclus. Si vous décochez la case dans l’en-tête, toutes les personnes seront exclues de la paie et le bouton Continuer sera désactivé jusqu’à ce que vous sélectionniez au moins une personne à inclure. Si une personne est décochée mais a des valeurs dans la ligne, une fenêtre contextuelle vous demandera si vous souhaitez retirer cet employé de la paie.
- Type : C = Contractuel et E = Employé.
- Salaire brut : C’est le montant calculé dynamiquement selon les heures et les revenus avant déductions. Ce champ ne peut pas être modifié.
- Nom : Nom de famille, prénom de l’employé/contractuel.
- Taux de rémunération : Affiche le taux de rémunération de la personne sous son nom.
- Liste des emplois et départements : Le cas échéant, ces renseignements s'afficheront sous le nom.
- Heures totales : C’est le total cumulatif des heures saisies pour cette personne. Ce champ ne peut pas être modifié.
- Heures régulières : Le nombre d’heures régulières travaillées pour les employés horaires.
- Heures supplémentaires : Le nombre d’heures supplémentaires documentées sur cette paie.
- Autres revenus : Montre le total de tous les autres revenus saisis.
- Déductions : Montre le montant total des déductions supplémentaires appliquées à la paie.